こんにちは、タカハシサトシです！
地方の飲食業界で企画の仕事をしています。
仕事で時間の使い方が下手くそなのですが、どうやったら上手くなるでしょうか・・・という悩みに答える記事です。
これを読むことで、時間を有効に使える方法を学ぶことができます。実際、時間の使い方が下手だった僕が、徐々に積み重ねて解決してきた事をまとめます。
本記事の内容
１ 仕事の時間の使い方が下手な原因５つ！
２ 時間を上手く使える人は自分を理解している人
では、時間もないのでサラッと！
１ 仕事の時間の使い方が下手な原因５つ！
時間の使い方を上手くする方法を「５つのアプローチ」にまとめました。
①自分のキャパシティを上げる
②自分の仕事スピードを上げる
③仕事完了時間の予測の精度を上げる
④仕事の優先順位の判断の精度を上げる
⑤誰がやる仕事かの判断の精度を上げる
この５つの要素を上げていく事で、時間の使い方がうまくなります。とは言うものの、過去の僕がそう言われたら、ゲンナリするだろうなぁと思いながら書いてます汗
でも、近道はなく、一つ一つの事と向き合っていくしか無いことに気がづきます。僕の場合は自分で変わることができなかったので、強制力のある仕事環境に身をおきました。
なので、自分と向き合わざるをえない環境に自分を置くことも、ひとつの方法かもしれません。
なぜ時間の使い方が下手なのかの原因を探ろう
先ほどの５つのアプローチの真逆です。
①自分のキャパシティがわかっていない
②自分の仕事スピードがわかっていない
③仕事が完了する時間の予測ができない
④取り組む順番がわかっていない
⑤誰がやるべきかわかっていない
説明しますね。
①自分のキャパシティがわかっていない
自分がどれだけ仕事が抱えられるか把握していますか？
仕事に使える時間は限られ、気持ちの余裕だって影響する中で、これがわかっていないと時間はいくらあっても足りない。
そこで、キャパシティ測る方法２つ。
1）時間で計算してみる
仕事は1日8時間、1ヶ月20日勤務として160時間。1ヶ月720時間ある中のたった160時間です。
残りの560時間、何してるんだろう・・・という妄想はさておき、この1ヶ月160時間をどう使っているかを把握します。
例えば、飲食店での仕事をしている場合、主な仕事を分解してみます。
・１つ目｜シフトに毎回7時間必要・・・月140時間
・２つ目｜シフト作成に週1回1時間・・・月4時間
・３つ目｜給与計算に月1回3時間・・・月3時間
・４つ目｜スタッフ20名との面談1人あたり15分・・・月5時間
・５つ目｜店舗運営について考える時間 週1回1時間・・・月4時間
・６つ目｜要所の15分ミーテイングを週2回・・月2時間
これで合計156時間。
実際はこんなにきっちりできないので、きっと160時間とすると、結論はもういっぱいいっぱい、これ以上はできない、です。
2）自分の感覚で測る
これは単純に自分自身に聞いてみること。
「いまキツイ？余裕？」なんて答えが返ってきますか？
その際、余計な事は考えないで、仕事のボリュームだけについて測ります。
余計なことというのは、
・今気持ちが沈んでる
・モチベーションがあがってない
・やる気に満ち溢れている！
という気分的な感情や、
・キツイなんて言う自分はかっこ悪い
・自分はできないわけがない
・怒られたくない
という他人の事を意識した感情です。
今自分が抱えている仕事のボリュームが自分にとって多いのか少ないのかがわかれば良いです。
多いと感じればキャパオーバーだし、少ないと感じれば余裕があります。少ないと感じるのに仕事が進まない場合は、効率が悪く、原因は仕事のやり方がわからないか、やる気がないかのどちらかです。
②自分の仕事スピードがわかっていない
その仕事を進められる最大スピードは？
人間の集中力が続く時間は15分が限界だと言われています。
それしか続かない集中できる時間の中で、仕事スピードが速い人は集中が切れるまでの間に一気に物事を進めることができるでしょう。
最大スピードが高まれば、心に余裕が生まれます。
一気に集中して最大スピードを出せば間に合う、という保険にもなるし、また短い時間で多くの事ができれば①のキャパシティに影響します。
↓仕事のスピードをあげる方法についての記事もご参考までに。。。
③仕事が完了する時間の予測ができない
予測ができないと終わる時間がズレ、関わる人にも影響がでます。
①のキャパシティ、②のスピードの見積もりが甘いことが原因になります。自分を過大評価しても、遅くなることを怖がってもいけません。
僕の過去の場合、本当は1時間かかるけど、もっと早くやらなきゃいけないんだという強迫観念に襲われ、30分と言い、結果1時間かかって怒られる、という悪循環がありました。
必要以上のプレッシャーをかける職場もどうかと思いますが、コントロールしているのは自分ですので、勝手な思い込みを捨て、冷静に必要な時間を見積もりましょう。
さらに、その見積もった時間の倍の時間を周りに伝えるくらいでちょうどよいです。既に倍と伝えているので気持ちに余裕があり、なおかつ本来見積もった時間で完了できれば、信頼と自信につながります。
④取り組む順番がわかっていない
やることが増えてきた時に出てくる問題。
僕の場合は、今すぐできて5分以内で終わるものは順番とか優先順位とか考えずに今すぐ終わらせます。
こういった類の仕事を保留すると、ずっと整理されていない感じが続き、自分のパフォーマンスが下がります。こういった仕事は難しくはないはずなので、パッとこなせるようになれば、仕事のスピード感やリズムがよくなります。
次に、残った仕事を考えます。
a）緊急性が高く重要度も高い
b）緊急性が高く重要度は低い
c）緊急性は低いが重要度は高い
d）緊急性は低いし重要度も低い
先ほどの「5分で終わる仕事」は【a】か【b】あたりだと思いますが、その他のすべての仕事が全部【a】だと思いこんだら危険です。これが昔の僕です。全部が重要で全部が早くやらないといけないような思い込みがあると、時間の使い方はぐちゃぐちゃです。
自分のキャパやスピードが把握できてきたら【c】に挑戦すると良いでしょう。仕事のなかで一番重要なのは【c】です。目の前の仕事ではないので、時間をかけて解決していく問題でしょう。大抵が面倒でやらずに終わることですので、一番価値があります。
ですが、自分のキャパやスピードがついていない人がそれをやると、やらなければならない仕事をこぼしますので要注意。
ということで僕の場合は
a）緊急性が高く重要度も高い
—>すぐやるor誰かに任せて管理する
b）緊急性が高く重要度は低い
—>すぐやるor誰かに完全に任せる
c）緊急性は低いが重要度は高い
—>ここに時間を使う
d）緊急性は低いし重要度も低い
—>やらない
です。
⑤誰がやるべきかわかっていない
組織で働いているのであれば、自分が本当にやるべきかどうかをかんがえましょう。
④で言うと、
a）緊急性が高く重要度も高い
—>すぐやるor誰かに任せて管理する
b）緊急性が高く重要度は低い
—>すぐやるor誰かに完全に任せる
の部分です。
これは自分がやった方が速いので面倒なのですが、誰かに任せると多くの事を進められるし、次に同じような仕事があった場合は、さらに効率的になります。よって自分の時間に余裕が出てきます。
ただし
・依頼する相手がいない
・その仕事を進める役割の人がいない
・その仕事を進める部署がない
・その仕事に対する評価が低い
といった場合は、組織体制に問題があるので、自分の時間の使い方以前の問題になります。経営者が手腕を発揮する時ですね。
いずれにせよ、まずは自分の何が問題なのかをわかることが大切です。
２ 時間を上手く使える人は自分を理解している人
自分と向き合える人は、時間の使い方で苦労しないでしょう。
僕は苦労しました。できない自分を認められなかったので・・・。
安いプライドは捨てて、本当に大切なものを得ましょう。
時間を上手く使えるためには、
・自分を認めて理解する
・自分に何が原因があるか把握する
その上で、
・時間を決めてスピードにこだわる
ところから始めると良いです！
・・・以上、ぜんぜんサラッとじゃなかったですね！
時間のない中、最後までお読みいただきありがとうございました。
