タスク管理の方法で抑えるべきポイント3つ〜仕事の管理が苦手な方へ

【タスク管理が苦手な方へ】おすすめのタスク管理方法

こんにちは、タカハシサトシです!
地方で10年、企画の仕事をしています。

・紙に書き、終わったら消す形でやっているけどうまくいかない
・仕事量が多い場合、どんな方法が良いのかわからない

といった声にお答えします。

タスク管理が苦手な方へ、僕が実際に行っている、おすすめの仕事管理方法をご紹介いたします。

本記事の内容

1 タスク管理の方法で抑えるべきポイント3つ
2 やりたいことリストへ広げていこう

では、いってみよう!

1 タスク管理の方法で抑えるべきポイント3つ

タスク管理の方法で抑えるべきポイント3つ

働き方改革で残業はNG、人件費削減で人もいない、すると一人ひとりのやることが増えますよね。

僕は、かなり効率の良い方法を見つけるか、気持ちをコントロールできるようにするかしかないかなと思っています。

そんな様々な背景の中で、僕のおすすめのタスク管理方法をお伝えします。

読者の皆さんが行っている方法と近いと思いますが、違いは細かなところだと思います。

タスク管理で抑えるべきポイントは3つ。

・手帳に書いて消す
・スケジュールからも見る
・タスクが増えた時の処理

補足を交え、噛み砕いて説明します。

①タスクとは

まず、タスクについて。
タスクは「必ずやらなければならない事」です。

これだけ抑えておけばOKです。

②ただの紙より手帳(ノート)が良い理由

僕も何かに書く事をおすすめします。ですが、A4用紙などに書くのはNGです。

・書いた紙の管理に困る
・持ち歩きづらい
・打ち合わせ等で広げづらい
・大きさに限りがある

なので、手帳をおすすめします。

僕の場合、型が決まっている手帳は使いづらいので、自由に書き込むことができる「無印良品 上質紙1日1ページノート」を使用しています。サイズもA6(文庫本サイズ)だと、1日1ページ使い切れるので良いです。

無印良品:上質紙1日1ページノートを使ったタスク管理方法

③手帳に書いて消す際のルール

ここが一番重要。
まっさらな手帳に何をどう書き込むか。

・その名の通り、1日1ページ使う
・仕事時間の始めに書く
・まず日付を書く
・今日必ずやらなければならないこと=タスクを箇条書きで書く
・優先順位は考える必要なし
・勤務時間が8時間なら、その時間内でできることを考えて書くこと。
・タスクが完了次第、その項目を消す。

以上が基本です。そして、次の日の使い方。

・上記の流れで2ページ目にまずは日付を書く
・1ページ目で消せなかったタスクを2ページ目に書く

書き写す際に消せなかった理由を検証する。
 ・やる必要がなかったならタスクから消去
 ・時間が足りなかったなら継続して今日のタスクに記入
 ・ボリュームが大きかった場合は、タスクを細分化する
 ・タスク内容が曖昧な場合は明確化する。
  例えば「英会話学習する」ではなく「英単語を10個覚える」等
・その後、今日のタスクを追記して書く
・タスクが完了次第、その項目を消す

この繰り返しです。

この方法により、日を重ねることで、自分のキャパシティやスピードを把握すsることができます。

④プロジェクトとスケジュール

③の内容に慣れると、自分のスピードとキャパをアップしつつ、思いつくところからどんどん前倒しでタスクを消化できるので、結果多くのタスクをこなせるようになります。

タスク=本日やらなければならない事ですが、そのタスクをやる理由は、もっと大きな目的を果たすためです。それを「プロジェクト」で管理し、完了するまでの日程をスケジュールと呼びます。

⑤スケジュールから見るタスク

プロジェクトの完了日、打ち合わせ日等、期日や予定が決まっているものをスケジュールとして書き留めます。

先ほどの手帳は、あくまでタスクだけを管理するので、スケジュールは別なものに記載します。

僕の場合は、手帳はあくまでタスク管理とメモにしか使わないので、プロジェクトやスケジュールは、別な方法で管理します。スマホと同期するパソコンのメモ帳やカレンダーアプリ、または卓上カレンダーや書類のファイルあたりが候補です。

⑥タスクが増えた時の処理

最後に、仕事の始めに決めたタスクを進める中で、急な依頼などでタスクが増えることがあります。

その時のルールとしては

・10分以内で終わらせられるものは、手帳に書くまでもなく、その場で完了させる。
・明日でも良いものは、手帳に明日のページをつくり、そこにタスクとして書き込む。
・自分がやらなくても良いタスクは他人にお願いし手帳には書かない。
・他人にお願いするタスクで自分が管理するものは手帳に書き込む。その際に依頼した人の名前を書く。

以上が、タスク管理の全体像です。お役に立てたのなら幸いです。

2 やりたい事リストへ広げていこう

やりたい事リストへ広げていこう

「必ずやらなければならない事=タスク」をこなせるようになると、

・なかなか進まないタスク(緊急性は低いが重要な事)
・本当は実現させたい、やりたい仕事

が見えてきます。

これらを「やりたい事リスト」として別に管理し、目標として日々のタスクにどう落とし込むかを考えていきます。

日々のやることに追われる中で、その「やりたい事リスト」こそ、新たな価値を生むプロジェクトとなる可能性が高く、自らの成長としても、会社の成長としても重要な意味を持つはず。

ここで面倒くさがらずに、新たなスケジュールを立て、新たなタスクをつくり、日々こなしていけるかで未来が変わっていきます。

タスク管理と上手く付き合いながら、自分自身にも余裕をつくることができれば、前向きな予定も立てていけるでしょう。

ちょっと宣伝です

このように、やりたい事として目標を書きつつ、日々のタスクの管理が可能な、オリジナル手帳「グラスの手帳」を開発しました。購入しなくとも、記事をお読みいただければ手法は学べますので、ぜひ興味ある方はご覧ください。

それでは、有意義なタスクライフを!

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