タスク管理の方法で抑えるべきポイント３つ〜仕事の管理が苦手な方へ

こんにちは、タカハシサトシです！
地方の飲食業界で企画の仕事をしています。

タスク管理が苦手な方へ、僕が行っている、おすすめの仕事管理方法の紹介記事です。

・紙に書き、終わったら消す形でやっているけどうまくいかない
・仕事量が多い場合、どんな方法が良いのかわからない

といった方に役立つ内容になっています。

本記事の内容

１　タスク管理の方法で抑えるべきポイント３つ
２　やりたいことリストへ広げていこう

では、いってみよう！

１　タスク管理の方法で抑えるべきポイント３つ

働き方改革で残業はNG、人件費削減で人もいない、すると一人ひとりのやることが増えますよね。

僕は、かなり効率の良い方法を見つけるか、気持ちをコントロールできるようにするかしかないかなと思っています。

そんな様々な背景の中で、僕のおすすめのタスク管理方法をお伝えします。

読者の皆さんが行っている方法と近いと思いますが、違いは細かなところだと思います。

タスク管理で抑えるべきポイントは３つ。

・手帳に書いて消す
・スケジュールからも見る
・タスクが増えた時の処理

補足を交え、噛み砕いて説明します。

①タスクとは

まず、タスクについて。
タスクは「必ずやらなければならない事」です。

これだけ抑えておけばOKです。

②ただの紙より手帳が良い理由

僕も何かに書く事をおすすめします。ですが、A4用紙などに書くのはNGです。

・書いた紙の管理に困る
・持ち歩きづらい
・打ち合わせ等で広げづらい
・大きさに限りがある

なので、手帳をおすすめします。

僕の場合、型が決まっている手帳は使いづらいので、自由に書き込むことができる「無印良品　上質紙１日１ページノート（文庫本サイズ）」を使用しています。

③手帳に書いて消す際のルール

ここが一番重要。
まっさらな手帳に何をどう書き込むか。

これは、あくまで「無印良品　上質紙１日１ページノート（文庫本サイズ）」を使って管理する僕のやり方です。

・その名の通り、１日１ページ使う
・仕事始めに書く
・ページの上に日付を書く
・今日やらなければならないこと＝タスクを箇条書きで書く。
・タスクは全部書かない。なぜなら今日全部できないから。
・優先順位は考える必要なし。急がなければならない事はわかっていると思うので、それを書き、他の急ぎではない事を何個書くかは自分の力量と相談。多くの仕事をできるなら10個だろうし、遅いなら3個とか。
・仕事の時間が8時間なら、その時間内でできることを考えて書くこと。
・タスクが完了次第、その項目を消す。

以上が基本です。

その後、例えば打ち合わせなどでメモを取る場合、普通に2ページ目にメモとして使います。

そして、次の日の使い方。

・上記の流れで３ページ目の上に日付を書く
・１ページ目で消せなかったタスクを３ページ目に書く
・１ページ目で消せなかった理由を検証する。やる必要がなかったならタスクから消去、時間が足りなくてできなかったなら継続して今日のタスクに記入、ボリュームが大きかった場合は、タスクを細分化する。例えば「買い物に行く」ではなく「ドラッグストアで化粧品、スーパーで炭酸水、ユニクロで靴下」等。タスクな曖昧な場合は明確化する。例えば「英会話学習する」ではなく「英単語を10個覚える」等。
・その後、今日のタスクを追記して書く
・タスクが完了次第、その項目を消す。

この繰り返しです。

これ方法により、日を重ねることで、自分のキャパシティやスピードがわかっていきます。

④プロジェクトとスケジュール

③の内容に慣れると、自分のスピードとキャパをアップしつつ、思いつくところからどんどん前倒しでタスクを消化していくので、結果多くのタスクをこなせるようになります。

タスク＝本日やらなければならない事ですが、そのタスクをやる理由は、もっと大きな目的を果たすためです。それがプロジェクトであり、完了するまでの日程をスケジュールと言います。

⑤スケジュールから見るタスク

プロジェクトの完了日、打ち合わせの日など、期日や予定が決まっているものをスケジュールとして書き留めます。

先ほどの手帳は、あくまでタスクだけを管理するので、スケジュールは別なものに記載します。

僕の場合は、手帳はあくまでタスク管理とメモにしか使わないので、プロジェクトやスケジュールは、別な方法で管理します。スマホと同期するパソコンのメモ帳やカレンダーアプリ、または卓上カレンダーや書類のファイルあたりが候補です。

別に管理する理由は、手帳とスケジュールを並べて眺めた上で、今日のタスクを考えて決めやすくするためです。

⑥タスクが増えた時の処理

最後に、仕事の始めに決めたタスクを進める中で、急な依頼などでタスクが増えることがあります。

その時のルールとしては

・10分以内で終わらせられるものは、手帳に書くまでもなく、その場で完了させる。例えば、荷物を運ぶ、電話を一本かける、文具を注文する等。
・明日でも良いものは、手帳に明日のページをつくり、そこにタスクとして書き込む。
・自分がやらなくても良いタスクは他人にお願いし手帳には書かない。
・他人にお願いするタスクで自分が管理するものは手帳に書き込む。その際に依頼した人の名前を書く。

以上が、タスク管理の基本です。
お役に立てたのなら幸いです。