タスク管理で全部の仕事を一覧で把握する4つの癖
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タスク管理の方法を完全図解【まとめ】〜全体像を掴もう

【まとめ】タスク管理の方法を完全図解〜全体像を掴もう

こんにちは、タカハシサトシです!
地方の飲食業界で企画の仕事をしています。

タスク管理が苦手な方より「全部の仕事を一覧でわかる何か良い方法ありますか?」といった疑問にお答えします。

タスク管理のツールもいろいろあり、仕事もプライベートも予定が増えていろいろ重なると、もうわけわからん・・・・という方は、まず全体像を整理して捉えた方が良いかもしれません。

ということで、僕の管理方法を図解でお伝えしようと思います〜

本記事の内容

1 タスク管理を取り巻く3つの要素
2 タスク管理の方法で全部の仕事を一覧で把握する4つの癖
3 【まとめ】タスク管理の方法を完全図解【独自】

では、さっそく!

1 タスク管理を取り巻く3つの要素

タスク管理を取り巻く3つの要素

タスクを含めて4つ覚えましょう。

①タスク

タスクは「今日必ずやらなければならない事」です。
これだけ覚えておけば良いです。

【注意点】
・10分以内で終わるものは、すぐタスクとして処理します。
・今日やらなくても良いものはtodoになります。
・自分がやらなくても良いものは「◯◯さんに依頼する」というタスクになります。
・終わらなかったタスクは検証します。

②todo

todoは「やることリスト」です。
遅らせても良いものも混ざっています。

【注意点】
・todoの中から「今日必ずやらなければならない事」をタスクとして処理します。
・今日どのくらい仕事できるのかを自分の力量や予定と見比べ、ちょっと背伸びしないと難しい目標でタスクを設定します。
・大きいボリュームのtodoは、今日できる事に細分化してタスクにします。

③スケジュール

スケジュールは仕事完了までの日程とその計画です。
先を見るものなので、せめて1ヶ月先が見えるカレンダーで管理をおすすめします。

【注意点】
・todo(やることリスト)にも日付を入れると前向きなスケジュールになります。
・スケジュールの余裕にだまされず、基本前倒してタスクを処理できれば、多少の優先順位のミスは取り返せます。

④プロジェクト

プロジェクトは仕事の単位
ここで仕事の全体像を把握します。

【注意点】
プロジェクトを考えるときは、目的からズレていないか、目標達成が遅れていないかを確認します。

2 タスク管理の方法で全部の仕事を一覧で把握する4つの癖

タスク管理の方法で全部の仕事を一覧で把握する4つの癖

タスク管理する理由は、仕事を円滑に進めるためです。
それには日々身につけたい癖が4つあります。先の項目と重複しますが、あらためてまとめます。

①プロジェクトで把握する癖

日々、今進めている、もしくは関わっているプロジェクトを一覧で俯瞰し、目的とズレていないか、進行が遅くないか、確認しましょう。

②スケジュールを逆算する癖と依頼

日々、前倒してタスクを処理したとしても、それでも先にやった方が良いものもあります。

・それを行わないと全体が進まないもの
・誰かに依頼しないと進まないもの

は優先度を上げましょう。

③todoを更新する癖

プロジェクトをひとつひとつ見て、やることリストを書き出しておきましょう。プロジェクトが完了させるための全てのtodoを書き出せなくても良いです。ざっくりで構いません。毎日眺めればリルトは精査されていきます。

④タスクを毎日書き出し消す癖

ここが最重要です。
僕の場合は手帳を使いますが、書いて消す方式で日々のタスクを消化していきます。具体的な管理方法は以下の記事で説明していますので、ぜひご参考ください。

3 【まとめ】タスク管理の方法を完全図解

先の項目で紹介した4つの要素を「関係図」と「フロー図」でまとめました。完全オリジナルです。

①タスク要素の関係図

タスク要素の関係図

タスクを中心に考えると、その背景にはざっくりとこのような要素が関係しあっています。これら全体を俯瞰しながら、今のタスクをこなします。

②タスク管理フロー図

タスク完了をゴールとした場合の仕事の流れを図にしました。
タスクをこなして完了させることが基本ですが、終わらないタスクはtodoへ流れ、todoの中から今日必ずやる事がまたタスクになる。
todoはプロジェクトとリクエストから構成され、スケジュールで優先度が変わる感じ。

タスク管理の全体像を把握する参考になれば幸いです。

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