仕事術

タスク管理の方法を完全図解【まとめ】〜全体像を掴もう

【まとめ】タスク管理の方法を完全図解〜全体像を掴もう

こんにちは、タカハシサトシです!
地方の飲食業界で企画の仕事をしています。

今回もタスク管理について。タスク管理が苦手な方より「全部の仕事を一覧でわかる何か良い方法ありますか?」といった疑問にお答えします。

タスク管理のツールもいろいろあり、仕事もプライベートも予定が増えていろいろ重なると、もうわけわからん・・・・という方は、まずタスク管理の全体像を整理して捉えた方が良いかもしれません。

ということで、僕の管理方法を図解でお伝えしようと思います〜

本記事の内容

1 タスク管理を取り巻く3つの要素
2 タスク管理の方法で全部の仕事を一覧で把握する4つの癖
3 【まとめ】タスク管理の方法を完全図解【独自】

では、さっそく!

1 タスク管理を取り巻く3つの要素

タスク管理を取り巻く3つの要素

タスクを含めて4つ覚えましょう。

①タスク

タスクは「今日必ずやらなければならない事」です。
これだけ覚えておけば良いです。

【注意点】
・10分以内で終わるものは、すぐタスクとして処理します。
・今日やらなくても良いものはtodoになります。
・自分がやらなくても良いものは「◯◯さんに依頼する」というタスクになります。
・終わらなかったタスクは検証します。

②todo

todoは「やることリスト」です。
遅らせても良いものも混ざっています。

【注意点】
・todoの中から「今日必ずやらなければならない事」をタスクとして処理します。
・今日どのくらい仕事できるのかを自分の力量や予定と見比べ、ちょっと背伸びしないと難しい目標でタスクを設定します。
・大きいボリュームのtodoは、今日できる事に細分化してタスクにします。

③スケジュール

スケジュールは仕事完了までの日程とその計画です。
先を見るものなので、せめて1ヶ月先が見えるカレンダーで管理をおすすめします。

【注意点】
・todo(やることリスト)にも日付を入れると前向きなスケジュールになります。
・スケジュールの余裕にだまされず、基本前倒してタスクを処理できれば、多少の優先順位のミスは取り返せます。

④プロジェクト

プロジェクトは仕事の単位
ここで仕事の全体像を把握します。

【注意点】
プロジェクトを考えるときは、目的からズレていないか、目標達成が遅れていないかを確認します。

2 タスク管理の方法で全部の仕事を一覧で把握する4つの癖

タスク管理の方法で全部の仕事を一覧で把握する4つの癖

タスク管理する理由は、仕事を円滑に進めるためです。
それには日々身につけたい癖が4つあります。先の項目と重複しますが、あらためてまとめます。

①プロジェクトで把握する癖

日々、今進めている、もしくは関わっているプロジェクトを一覧で俯瞰し、目的とズレていないか、進行が遅くないか、確認しましょう。

②スケジュールを逆算する癖と依頼

日々、前倒してタスクを処理したとしても、それでも先にやった方が良いものもあります。

・それを行わないと全体が進まないもの
・誰かに依頼しないと進まないもの

は優先度を上げましょう。

③todoを更新する癖

プロジェクトをひとつひとつ見て、やることリストを書き出しておきましょう。プロジェクトが完了させるための全てのtodoを書き出せなくても良いです。ざっくりで構いません。毎日眺めればリルトは精査されていきます。

④タスクを毎日書き出し消す癖

ここが最重要です。
僕の場合は手帳を使いますが、書いて消す方式で日々のタスクを消化していきます。詳しくは以下の記事もご参考ください。

3 【まとめ】タスク管理の方法を完全図解

先の項目で紹介した4つの要素を「関係図」と「フロー図」でまとめました。完全オリジナルです。

①タスク要素の関係図

タスク要素の関係図

タスクを中心に考えると、その背景にはざっくりとこのような要素が関係しあっています。これら全体を俯瞰しながら、今のタスクをこなします。

②タスク管理フロー図

タスク完了をゴールとした場合の仕事の流れを図にしました。
タスクをこなして完了させることが基本ですが、終わらないタスクはtodoへ流れ、todoの中から今日必ずやる事がまたタスクになる。
todoはプロジェクトとリクエストから構成され、スケジュールで優先度が変わる感じ。

↓こちらの記事もご参考ください。タスク管理、感覚的には拡散と集中の意識の繰り返しです。

タスク管理の全体像を把握する参考になれば幸いです。

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