仕事術

todoリストの事例と作り方【初心者さんへ】

【初心者さんへ】todoリストの事例と作り方

こんにちは、タカハシサトシです!
地方の飲食業界で企画の仕事をしています。

今回は「todoリスト、まったくの初心者です。仕事の管理を他人はどうやっているのか知りたいです。」という悩みにお答えする記事です。

この記事を読むと、todoリストの作り方を例を交えてお伝えし、初心者にもなるべくわかりやすく学べる内容になっています。

最終的には人生まで俯瞰しましょう。

本記事の内容

1 todoリストの事例【初心者にわかりやすく!】
2 todoリストの作り方
実際に作ってみよう!
3 todoリストができたら、後は何で管理するか決める
4 人生のtodoリストを作ろう

では、さっそく!

1 todoリストの事例【初心者にわかりやすく!】

【初心者にわかりやすい】todoリストの事例

まずは実例をご紹介。

───────────────
企画
───────────────
 □ミーティング
 □店名決定
 □スケジューリング
 □店舗デザイン
 □見積もり
───────────────
施工業者外注
───────────────
 □店外看板
 □食材看板
 □ロゴ看板
 □こだわり商品看板
 □テイクアウト看板
 □キャッシュレスサイン
 □インバウンドサイン
 □禁煙サイン
 □入り口ロゴ
 □入り口のれん
 □トイレのれん
 □店内サインパネル
 □ポスターフレーム設置
───────────────
その他外注
───────────────
 □求人媒体手配
 □ホームページ求人
 □レジシステム設定
 □ラベルプリンター設置

───────────────
販促
───────────────
 □オープン記念品
 □ランチのぼり
 □テイクアウトのぼり
 □ブランドのぼり
 □プレスリリース
 □ポスティング
 □事業者まわり資料
 □会員カード
 □入会1000円券
 □ホームページ基本情報修正

 【オープン記念セール】
 □オープン記念セール企画
 □オープン記念セールチラシ
 □ホームページ告知
 □googleマイビジネス告知
 □メルマガ告知
 □SNS広告

───────────────
制作・設定
───────────────
 □テイクアウトポスター
 □オードブルポスター
 □食材ポスター
 □物販品ポスター
 □コロナ対策サイン
 □サービス券
 □給水器サイン
 □席待ち表
 □テイクアウトのし
 □駐車場大看板
 □駐車場入口臨時サイン

 【タッチパネル関係】
 □オペレーション設計
 □タッチパネル設計
 □イメージデザイン
 □タッチパネル設定

 【テーブル関係】
 □テーブルセット準備
 □アレルギーサイン
 □塩ラベル&瓶
 □テイクアウトメニュー
 □呼び出しチャイムロゴ
 □グランドメニュー

 【レジ関係】
 □バイオマスサイン
 □レジ会員カードpop
 □レジテイクアウトpop
 □お子様プレゼントpop
 □レジクレジットサイン
 □会員カード入会申込書
 □会員カード入会POP
 □当店の利用案内

 【物販関係】
 □物販品売り場レイアウト
 □物販品pop

 【期間限定メニュー関係】
 □期間限定メニュー
 □期間限定メニュー
 □期間限定メニューサイン
 □期間限定メニューポスター

上記は、最近終了した、とある飲食店オープンまでにやることのtodoリストになります。僕は飲食業の企画職なので、今回の新店オープンプロジェクトの役割より、このような内容になりました。

誰かと共有する場合は、項目の書き方も変わってくると思いますが、こちらは自分用に書き出したものです。もしご参考になれば幸いです。

todoリストとは

「やることリスト」と覚えましょう。

遅らせても良いものや、はじめはやらなくても良いものも含まれます。このリストから今日やらなければならない事=タスクを決めて取り掛かる感じになります。
期日を追記しても良いです。

といった形で進めていきます。詳しい作り方は事項で説明しますね。

2 todoリストの作り方〜実際に作ってみよう!

ちょっと長くなりますが、6つに分けてお伝えします。

前提として、僕の場合は、パソコンに向かう事が多いので、メモアプリに書いていきます。

①何のtodoリストを作るのかを決めよう

まずは、todoリスト=やることリストを書くということは、何かのプロジェクトが始まっていると思います。ですので、このリストは何のリストか決め、タイトルを付けましょう。

例えば「グラシーズ四番町店オープンプロジェクト」等。

②どんな仕事なのか確認しよう

どんな仕事(プロジェクト)にも目的と目標があります。目的=動機、理由、理念等とも言えますし、目標=未来像、売上、期日等とも言えます。

なぜ確認するかと言うと、ここが曖昧なプロジェクトは、失敗する可能性が高まるからです。目的な曖昧なプロジェクトはモチベーションが上がりにくいし、目標が曖昧なプロジェクトは、向かう方向性が見えず、達成スピードも遅くなるでしょう。

重要なポイントです。

例として、以下にまとめます。

①タイトル
 グラシーズ四番町店オープンプロジェクト
②どんな仕事なのか
 目的 タカハシさんの夢だったコーヒースタンドの実現
 目標 3ヶ月後のオープン

③自分の立ち位置と役割を確認しよう

その仕事のポジションを明確にしましょう。

役割として、例えば広告宣伝係なのか、商品開発係なのか、店舗設計係なのか、人材教育係なのか等。

一番重要なのは「誰がプロジェクトリーダーか」です。これもハッキリしていないと、チームワーク・進行度・仕事の責任に不幸が起きます・・・。

例として、以下にまとめます。

①タイトル
 グラシーズ四番町店オープンプロジェクト
②どんな仕事なのか
 目的 タカハシさんの夢だったコーヒースタンドの実現
 目標 3ヶ月後のオープン
③役割
 店舗設計・施工管理責任者
 プロジェクトリーダー:ハシタカさん

④期日を確認しよう

プロジェクトの完了日を把握しましょう。要所要所に期日がある場合もあります。曖昧な場合は不幸が起きます・・・。

例として、以下にまとめます。

①タイトル
 グラシーズ四番町店オープンプロジェクト
②どんな仕事なのか
 ・目的 タカハシさんの夢だったコーヒースタンドの実現
 ・目標 3ヶ月後のオープン
③役割
 ・店舗設計・施工管理責任者
 ・プロジェクトリーダー:ハシタカさん
④期日
 ・オープン 2020年11月27日(金)
 ・店舗完成引き渡し 2020年10月30日(金)

⑤やることを書き出そう

ここまでのアウトラインが見えれば、あとはやることを書き出していきましょう。ここでの役割は店舗設計・施工管理責任者として、ゴールは店舗の完成とし、それまでにやることを書き出します。

はじめは大きな枠(カテゴリ)で書いて、それに肉付けしていくと良いです。もちろん、最初の時点では100点を目指さなくても良いので、可能な限り書き、後で優先順位で並び替えます。

①タイトル
 グラシーズ四番町店オープンプロジェクト
②どんな仕事なのか
 ・目的 タカハシさんの夢だったコーヒースタンドの実現
 ・目標 3ヶ月後のオープン
③役割
 ・店舗設計・施工管理責任者
 ・プロジェクトリーダー:ハシタカさん
④期日
 ・オープン 2020年11月27日(金)
 ・店舗完成引き渡し 2020年10月30日(金)
⑤やることリスト(大枠)
 ・タカハシさんと打ち合わせ
 ・デザイナーと打ち合わせ
 ・グラシーズ店舗イメージ制作
 ・店舗外観案提示
 ・店舗詳細設計
 ・施工会社選定
 ・着工
 ・竣工引渡し

⑥日々タスクをこなし、todoを更新しよう

ここまできたら、やることリストから、今日やらなければならない事を決め、タスクにして処理します。

例えば、「タカハシさんと打ち合わせ」というところから考えて、以下のような今日やるタスクを設定します。

□打ち合わせのアポイント(0.1h)
□ヒアリングシート準備(0.1h)
□外観デザイン事例集準備(0.3h)
□スケジュール案作成(0.5h)
□他グラシーズ店舗事例準備(0.5h)

最初は横に必要な時間を書くと良いでしょう。
ここまででざっと1時間半。まだ余裕ありそう。

ですが、1日8時間めいっぱいタスクを組まず、7割程度(5時間半)を目安に設定しましょう。なぜならイレギュラーな事があるし、気持ちの余裕もなくなるので、そのくらいで良しとしましょう。

この例の場合まだ余裕がありますが「デザイナーと打ち合わせ」は「タカハシさんと打ち合わせ」の後に行いたいので、別プロジェクトのタスクを入れていく・・・といった感じです。

↓日々のタスク管理の方法については以下の記事をご参考ください、

3 todoリストができたら、後は何で管理するか決める

todoリストができたら、後は何で管理するか決める

僕のおすすめの3つをご紹介。

①メモアプリ(apple)

僕はMacとiPhoneユーザーなので、プリインストールされている「メモ」アプリを同期して使用しています。
先ほどの事例のような内容をメモに書いて管理します。

②手帳

アナログな方法としては手帳を使用します。僕は無印良品の「上質紙1日1ページノート」を活用しています。
紙に書いて消すスタイルですが、手帳は持ち歩けるし、打ち合わせで広げてもおかしくないし、何より、所有感が良いです。

↓手帳でのタスク管理についての記事はこちら

③G suite(ジースイーツ)

いま仕事で使用している事もあっておすすめです。
G suite(ジースイーツ)は、googleの様々なアプリ類が一つのパッケージとなっています。一番のメリットは共有機能にあるので、チームでプロジェクトを推進する場合は良いと思います。
中でも「google keep」というアプリはまるでボードに付箋で貼る感じに仲間と共有できるのでおすすめ。

などなど、todoアプリも世の中にたくさんあるので、自分に合ったものが見つかると良いですよね。

4 人生のtodoリストをつくろう

人生のtodoリストをつくろう

todoリストが作れるようになったなら、自分の人生のやることリストをつくりましょう。

そんなの難しい、今さら無理、時間ない・・・
という事は考えずに、ぜひ自由に書き出してみませんか。

ポイントは実現可能かどうかは考えないこと。今の自分自身から湧き出てくるアイディアが大切です。誰かに見せるわけでもないし、評価されるわけでもないので、素直に書くことをおすすめします。

僕が始めて人生のtodoリストアップしたのは25歳の時。
当時悩みがあった際に、身近だった先輩が教えてくれました。
全く慣れてもなく、深くもわからなくて、リストアップしたけど達成感もあまりなかったけど、今思えば自分の人生を自分でコントロールするためのきっかけだったのは間違いないです。
その時教えてくれた先輩に感謝しています。

ということで、人生のtodoリストアップ、おすすめ。
不思議と人生がその方向に進んでいく。

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