タカハシサトシです！
地方で１０年、企画の仕事をしています。
今回は
Macを使う仕事をしています。
タスク管理のおすすめの方法ありますか。
という声にお答えします。
この記事では、Macユーザー向けに「すぐに実践できる」タスク管理の方法をお伝えします。タスク管理の方法は様々ですが、仕事でMacを使っている時間が長いのであれば、それを管理の中心にすべきでしょう。
ここでは、プリインストールされているアプリを使い、すぐに取り組める方法をお伝えしますが、ブラウザで使用できる、クラウド型のタスク管理ツールを探している方は以下の記事を参考ください！
本記事の内容
１ タスク管理がすぐできる！Macアプリを使ったおすすめの始め方
２ タスク管理でつまづく、タスクが終わらない時の３つの対処法
では、みていきましょう！
１ タスク管理がすぐできる！Macアプリを使ったおすすめの始め方
すぐできる方法をご紹介。
プリインストールアプリを３つ活用しましょう。
①リマインダー
②カレンダー
③スティッキーズ
です。
先にもお伝えしたとおり、Macをよく使用してお仕事されている方向けです。例えばデザイナーであったり、プログラマーといった職種の方も同様になります。
３つのアプリの役割は
①リマインダー・・・リストアップ
②カレンダー・・・・スケジューリング
③スティッキーズ・・アイデアメモ
となります。
では、具体的な方法を説明しますね。
①リマインダー
リマインダーアプリは「これからやること」をリストアップして管理します。
すぐにできる方法を考えると、はじめからMacにプリインストールされている優秀なアプリで充分です。シンプルで使い勝手も操作性も良い。iPhoneと同期できるので、外出先でもチェックできるのもポイント。
個人のタスクを管理するのはもちろん、プロジェクト毎にタスクを分けて管理する事もできるので優秀です。
書き方としては「やること」ですので、「〜する」等の動詞でリストを作っていきましょう。そして「１件」のように数値も入れて行きましょう。何をやればそのタスクが終わるのかを明確にすることを心がけて、リストを作ります。ですが、リストアップを完璧に目指す必要はありません。ここに時間をかけても結局完璧になることはないので、進めながら整理していきましょう。
はじめは、目の前のやることから書き出そう
例えば
・ブログを１件投稿する
・取引先と１件打合せする
・郵便物を出す
・デザイン案を１つ作成する
・メルマガの文章を１件作成する
という感じです。
まずは、今日で終わる内容のタスクを書き、終わったらチェックを入れてリストから消して行きます。重要なのは「今日で終わる内容」にすることです。誰かに見られるわけでもないので、変に他人を意識する必要はありません。あなたのタスクを見て、「これしかできないのか」なんて思われるわけでもありません。
なので、今日終わる内容のリストを素直に書くことをおすすめします。そして、それを今日終わらせてリストから消すことが自信にもつながり重要です。
次に先々のこともリストアップしよう
慣れてくると、明日以降のやることもリストアップすることになります。それだけ気持ちにも余裕が生まれているはずですので、先のことを想定できるようになるし、物事を進める上では考えざるをえなくなります。
もっと進めていくと、ゴールを先に考える事ができるようになります。いつまでに完了すれば良いのかを先に決め、そこから逆算してやることを書けるようになります。このゴールをいつに設定できるかは、今までタスクをこなしてきた事が自信となり、自身のキャパシティも把握しているでしょうから、うまく段取ることができるはず。
このアプリは日時設定ができるので、ここまで書いたことはリマインダーだけで実現できます。ただし、カレンダーではないので、全体のスケジュールは把握しづらいかもしれません。
ここで、スケジュールを把握するためにカレンダーアプリをおすすめします。
②カレンダー
カレンダーは、例えば会議や打合せなどの行動予定を書くのが基本ですが、リマインダーでタスク管理をしていく中で設定したゴールの日付やマイルストーンとなりうるポイントも書いて管理します。
もちろん、iPhoneとも同期できるカレンダーアプリですので、Macに向かっている時以外でも予定を確認できるし、予定を追加することもできます。
リマインダーでは日々の管理を行いつつ、全体のスケジュールはカレンダーで把握するという使い分けになります。リマインダーだけでは、意外と優先順位がわかりづらくなるので、カレンダー的視点で全体を俯瞰し、「あ、忘れてたけど、これやるべきだ」というように、緊急性は低いけれども重要度が高い進めなければならない仕事に着手できたりします。
そういう意味で、自分自身が忘れがちな仕事を進めることができます。
タスク管理のメインはリマインダーですので、カレンダーアプリはこのくらいの利用方法で良いです。
③スティッキーズ
最後に、古くからあるMacのプリインストールアプリをメモとして有効活用します。これはデスクトップに貼り付ける付箋のようなアプリで、タスクを進めていく中で現れた問題や、やることでもないけれども書き留めておきたいことをメモするために使用します。
アイデアメモのようにも使うのもありです。Macのデスクトップ上でのみ使用するアプリですので、場所を選ばないという意味では、単純にメモ帳や手帳などの方が使い勝手がよいかもしれません。
一応、ノートを使用したタスク管理方法をご紹介しますね。
以上、すぐできるMacアプリを使用したタスク管理の始め方でした。
２ タスク管理でつまづく、タスクが終わらない時の３つの対処法
おさらいですが、タスクとは「今日必ずやること」です。
なのですが、タスク管理に少し慣れてきた方が感じる問題があります。それは、今日終わらないタスクが生まれる事です。
こうなると、間違いなくMacのせいでも、アプリのせいでもありません。
認めたくないけれども、自分自身のせいなのです。
なぜ終わらないかというと
・取り組み方
・リストアップ方法
・環境
これらの問題があるからです。
取り組み方の問題を解決するには簡単で、１つ１つを寄り道せずに完了させていくことです。シングルタスクとも言われていますが、次の事は考えずに、今やることに全集中させることです。
1時間で終わると想定していた作業が2時間かかろうとも完了するまでやりきります。これにより、結果として終われないタスクが生まれたとしても、まず達成感が違います。寄り道して中途半端になるよりマシだし、想定より時間がかかったことで、今後の時間配分の参考にもなります。
もちろん、時間オーバーしても必ずやりきる事にこだわってもよいです。ただし、取り組み方は先に伝えた通り、１つ１つを集中して終わらせていく事です。
次に、リストアップ方法についてですが、終わらない原因は書き出したリストの内容にボリュームがありすぎる場合です。これは、その作業がどのくらいの時間で終わるのか読みが甘いということです。また、このくらいはできる、と自分を過信しすぎている事も考えられます。
変なプライドや見栄は捨てて、冷静にタスクと向き合いましょう。それは自分と向き合うということでもあります。
リストの書き方ですが、例えば「デザイン案を１つ作成する」というタスクの書き方は本当にこれで良いのかをもう一度見直します。デザイン案と一言でいっても、素材を集める、ロゴを作成する、地図を作成する、ヒアリングをする等作業を分解して取り組んだ方がタスクを消化できる場合があるからです。
これも実は決めようで、「デザイン案を１つ作成する」の目的やゴールが見えていれば、どういうデザイン案で良いのかが変わってきます。仮に契約前で相談があったばかりのタイミングで、この時点でデザインを進める事は難しいとしても、クライアントの事を想像し、こちらからの提案デザインとして作成するならば、このままのタスクもありです。
タスクとしてリストを書くのは良いですが、その背景にある目的や目標を捉えられているかが最も重要になります。
最後に、自分に言い訳をしたくはないので、最も生産性のあがる環境を模索すべきでしょう。例えばイヤホンで何かを聞いたほうが集中できるのか、朝がいいのか、移動中がいいのか、賑やかなファストフード店が良いのか、静かなカフェが良いのか等。自分がより仕事ができる環境にこだわるのも重要です、
別な切り口で伝えている解決法の記事もご紹介しますね。
まとめ：タスク管理を継続すると癖になる
タスク管理は、いわば目標に向かう際に自分自身をコントロールする方法です。
そのためには、ここで紹介した方法が良いかどうかは別として、目標に向かうためにやることを自分で決めて、それを確実にやりきる事を繰り返すしかありません。
これにより、自分自身のキャパシティや、タスクの作り方がうまくなっていくでしょう。継続していく末に、特に意識しなくとも、まるで癖のようにタスクを進め、目標を達成できているでしょう！
