仕事術

タスク管理にgoogleアプリが必要な本当の理由〜チームワークの秘訣

タスク管理にgoogleアプリが必要な本当の理由〜チームワークの秘訣

こんばんは、タカハシサトシです!
地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は「仕事でG suite、googleのアプリを使っています。タスク管理において何を使えば良いか知りたい」といった声にお答えする記事です。

この記事により、

・googleでどんなアプリを使えばよいか
・googleアプリを使うメリット
・チームワークのポイント

がわかります。

僕は、職場でG suiteを5年間、約80人くらいが使っている環境で仕事をしているので、リアリティのある情報をお届けできると思います。

本記事の内容

1 タスク管理に使うgoogleアプリ4選
2 タスク管理でgoogleを使うメリット
3 タスク管理をgoogleアプリを使いチームで進めるポイント

では、いってみましょう!

1 タスク管理に使うgoogleアプリ4選

さすがgoogle!という事で、様々なアプリがありますね。G suiteを5年使っている僕でも、そんなに使うことあるんだろうかと思うくらいで、あまり多くのアプリを使ったことはありません。

その人の職場環境によると思いますので。

僕の職場環境は、飲食業で拠点が40箇所程あり、みんなが一つの場所に集まることなんて月2回くらい。さらに、ITリテラシーが高い人は少なく、アプリ数個で精一杯・・・という感じなので、アプリをごりごり使うシーンはあまりないのでした。

そんな状況においても、タスク管理に使えるgoogleアプリは4つかな。

①google keep

google keep

メモで使うアプリです。G suiteにも入っています。
スマホ版アプリもあるので、同期して使用できます。

付箋のようにメモを入力でき、チェックリストも作れるので、これを利用してタスクを管理すると良いでしょう。

②google カレンダー

oogle カレンダー

タスク管理は手帳などアナログで行う場合、スケジュールだけgoogleカレンダーで管理するなど。

カレンダーに入れるアポイントや期日といったスケジュールから逆算をして、タスクをこなしていきましょう。

③google todo

google todo

チェックリストとして使うことができます。

PCでは、googleカレンダーのサブ機能ですので、これとセットで使用します。その際、チェックリストに日程を付加すれば、googleカレンダーの予定として表示されるので、スケジュール管理がしやすいです。

また、google todo単独でスマホアプリもありますので、スマホでは、タスクだけを確認しやすいです。

④google スプレッドシート

google版のブラウザで起動するエクセルです。

タスク管理をするためのアプリではないのですが、エクセルに慣れている方には使いやすくて良いです。

googleアプリ、4つも必要?

正直、僕のような初心者が多い職場環境では、タスク管理という意味ではどれも使わない可能性が高いです。ただし、事務職には有効です。

あえて言うなら、スマホで管理しやすい「①google keep」「③google todo」が候補かなと思います。

こういう職場環境では、タスク管理以上に重大な問題が起きます。それは次の項で説明しますね。

2 タスク管理でgoogleを使うメリット

タスク管理でgoogleを使うメリット

それは「共有できること」です。

・社員同士が集まる機会が少ない
・飲食店の業態が複数ある
・拠点が多くあり距離がある

上記のような状況ではタスク管理以前に、チームワークに問題が起きます。同じオフィスの中にいて、毎日顔を突き合わせていても問題が起きますので、物理的に会わないことのリスクは大きいです。

現在、リモートワークの流れの中で様々な共有方法がありますが、社員の職場が店舗なのでもともとがリモートワーク、ITと疎遠の飲食業界では、一筋縄には行きません。

半ば強引に導入した「googleアプリ(G suite)」でしたが、最大のメリットは、インターネットに慣れ、インターネットによる「共有」の魅力を感じてもらうことでした。

例えば「googleスプレッドシート」。日々の売上を計上するタスクにおいて、今までは紙で書いてFAXという古典的な方法が、PCで入力すれば自動計算されて経理がすぐ把握できる、という具合です。

全体のタスク処理スピードが上がり、より前向きな仕事ができるようになります。

Gmailとグループの活用

チームワーク強化という意味でのgoogleアプリのおすすめは「Gmail」と「グループ」でしょう。

タスク管理から外れますが、グループでメーリングリストを作り、部署単位、プロジェクト単位でメールにて情報共有をします。

ですが実際、人の入れ替わりが多い飲食店の現場では、情報共有の筆頭はLINEであり、グループLINEでのやり取りが一般的です。

しかし、あくまでトークツールなので、共有となると見逃す可能性もあるし、ビジネスLINEもありますが、ほとんどが個人のアカウントです。
オフィシャルなやり取り、履歴も残るGmailでの情報共有は、結果リスクを伴いません。

タスク管理がうまく行き、情報共有がスッキリできたとしても、実はその先にもっと根本的な問題が潜んでいる場合があります。

3 タスク管理にgoogleアプリを導入後、チームワークの問題をどう解決するか

タスク管理にgoogleアプリを使いチームで進めるポイント

ツールが整っても使うのは人間です。
よって、環境を整えた先に起こる問題と向き合うために、チームで仕事を進める上で大切な3つのポイントを抑えましょう。

・そのプロジェクトは誰が責任者か
・チームメンバーそれぞれの役割は明確か
・そのプロジェクトの目的と目標は明確か

ここが曖昧だと、タスク管理も意味を持ちません。
じゃあ、誰が解決すればよいでしょう?

自分がリーダーの場合は簡単です

関わるメンバーを集めて、プロジェクトの立ち上げをきちんと行うことです。そこで、各メンバーの役割、目的や目標を共有します。

僕はリアルな場で行う事をおすすめします。
もちろん、プロジェクト完了後の労い打ち上げイベントもお忘れなく。

難しいのは自分がメンバーの場合

プロジェクトが曖昧だということを、残念ながらリーダー(上司)はわからず、逆に自分の方が問題をわかっていたとします。さて、見て見ぬ振りをしますか?

僕も今までに何度も突きつけられている運命の分かれ道です。
物申せば良い?言えばじゃあやってみろとなるから言えない?または嫌なら辞めてもらっていいと言われる?

自分のタスクをこなすのは大変ですが簡単です。しかし、チームを考えて、導くのはかなり難しいし勇気がいる。

タスク管理から違った話になりましたが、しかし仕事全体として捉えた場合、タスク管理に大きく関わる大切なことですのでご紹介でした。

今回はここまで。ありがとうございました。

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