【無料】タスク管理ツールtrello(トレロ)の評価【チームワーク強化】

【無料】タスク管理ツールtrello(トレロ)の評価【チームワーク強化】

タカハシサトシです!
地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、タスク管理について

「タスク管理ツールを調べていて「trello(トレロ)」がよく目につくのですが、良いのでしょうか?チームで効率的により多くの仕事を片付けることができると書いてあります。」

という声にお答えします。

この記事を読むことで、

・「trello(トレロ)」とは何か
・trelloがタスク管理に良い理由
・trelloのデメリット
・チームで進めるタスク管理のポイント

という疑問が解決できれば幸いです。

本記事の内容

1 タスク管理ツールtrello(トレロ)5つの評価
2 タスク管理に欠かせないチーム活性化3つのポイント

では、さっそく!

1 タスク管理ツールtrello(トレロ)5つの評価

結論から言うと、タスク管理にピッタリです。

実際使ってみると、よくわかります。導入もやさしくナビゲートしてくれて、フレンドリーな感じ。シンプルでよくできたウェブアプリです。。

①思ったらすぐに始められる

始めようと思ったら、3分でスタートできます。
かんたんかんたん。そして何より無料。

googleアカウント、Facebookアカウント、Appleアカウントでも使用すれば1分でスタートできます。もちろん、スマホアプリ版もあります。

入り口が簡単なサービスは広がるし、選ばれますね〜。

②タスク管理を視覚的に把握できる

この理由が一番でしょう。

テキストでまとめるリストと、視覚的に把握しやすい付箋メモがひとつになった感じです。終わった仕事を「作業中」リストから「完了」リストへ移動できる等、操作性も良いですね!

タスクは「今日必ずやること」です。
また、タスク管理の背景には「やることリスト(todo)」が存在し、さらに「やることリスト」の前提として「プロジェクト」が存在します。

・「今日必ずやること」リスト
・「やること」リスト
・「プロジェクト」リスト

この3つのリストをメモアプリで書き出しても、全体として把握するのは、なかなかわかりづらいです。

また、自由に書ける手帳や貼ってはがせる付箋も、やり直しが効かないという部分では管理しづらい。

trelloはこの3つのリストを容易に管理、わかりやすく把握ができます。

僕が以前記事で紹介した、この3つのリストについて、trelloで実現できているところがいいなと思いました。

③タスク管理の方法が無理なく学べる

結局のところ、自分にしっくりくるものに落ち着くまでが大変です。
なにせ、頭で整理整頓がついていかない・・・。

しかし、このtrelloを使うことで、無理なくタスク管理の方法を学ぶことができます。

デフォルトの状態のままでも十分で「やるべきこと」を書き出し、その中から進めるタスクを「作業中」に移動、終わったら「完了」に移動するだけ。

管理そのものは楽になるので、タスク管理の本質である「やるべきことのリストアップ」に集中できますね。

④チームワークの強化が得意

そんなタスク管理に最適なtrelloの本領発揮は、チームで共有して使う時。以下に数ヶ月間実際に仕事で使用した中でおすすめの使い方についての詳細記事です。ぜひご覧ください!

⑤trelloのデメリット

業種によっては、すんなり導入できないです

僕の飲食業界で、例えば「季節メニュー開発プロジェクト」がある場合、デスクワーク主体のメンバーならまだしも、店舗で活躍するメンバーについてはスマホ版があったとしても、なかなかシェアが難しい。

しかし、難しいというだけで、適さないわけではないです。
こういう職場環境では、trelloがどうこう以前のITリテラシーに問題があので、じっくり浸透させていく決意が重要です。

とはいえ、小難しいツールを入れるくらいであれば、trelloを導入した方が初心者にも優しいのではないかなと思います。

2 タスク管理に欠かせないチーム活性化3つのポイント

タスク管理に欠かせないチーム活性化のポイント

難しいタスクの管理や把握はtrelloに任せて、人間としてはもっと価値ある仕事に力をいれましょう。

特に、この新型コロナの時代において、仕事のあり方について見直しされています。
僕の飲食業界は、そもそもマンパワーで仕事をしてきた業界なので、特に様変わりしています。ばりばり動けることが仕事の価値だった事が、ばりばり動くし正確に仕事する配膳ロボットが登場している中、人がやるべき仕事は、より価値を生む仕事をすべき、となります。

タスク管理で価値を生む仕事って何だろう?

①やることリストに力をいれる

trelloを使うことで管理が楽になった分、「やるべきことのリストアップ」に力を入れられます。

タスクは、やるべきこと次第で変わります。

↓やることリスト(todoリスト)の作り方をご紹介しています

②プロジェクトの俯瞰に力を入れる

様々な「やるべきこと」はプロジェクトから生まれます。

例えば・・・

▼プロジェクト

・引っ越しプロジェクト
・ダイエットプロジェクト
・ブログ運営プロジェクト

▼やるべきこと

・ベストなマンション物件の検索
・朝食の改善
・ブログサイト立ち上げ

▼今日やるべきタスク

・5件候補を出す
・朝食の内容を決める
・サーバー契約

こうやって「やるべきこと」を洗い出し、そして「今日やるべき」タスクを決めるのは「成功させるため」です。

しかし、これらのプロジェクトが、今どんな状況なのか、このままで良いのか等、タスクに集中の合間に俯瞰する視点がないと、日々行うタスクの優先順位や内容が的外れになりかねません。

③ミーティングに力を入れる

チームで仕事を進める上で重要なのはチームワークです。
チームワークする上で大切なのはミーティングです。

では、trelloでお互いのやることはわかっているのでミーティングなんて必要ないでしょうか?

残念ながら、それだけでは成功はしないでしょう。人間は機械ではありません。そして、それぞれ健康状態や気分、モチベーションも異なります。気持ちを繋がないと、チーム本来の力は発揮できないものです。
甲子園を目指す球児たちだって、知っていることです。

trelloを使ったタスクをチームで進める場合のミーティングの目的は、

・前回の結果検証
・次回までに行う課題解決の方法を決める
・気持ちをつなぐ

あたりが大切です。

何より、それを進めるリーダーシップを発揮する人こそ評価されてほしいと願うばかり。

今日はここまで!

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