タカハシサトシです！
地方で10年、企画の仕事をしています。
今回は仕事術、タスク管理について。
タスクを書き出して消して管理しています。
しかしそのタスクが上手く減らないときはストレスが溜まり人生を上手く楽しめている感じがしません。 このタスク管理は自分には向いていないのでしょうか？やめたほうがいいのでしょうか？
といった声にお答えします。
・・・しかし、気持ちわかります。やめた方がいいかもしれない。
そんなに一生懸命タスク管理をして何になるのか。
でも、その前にこの記事を読んでいただけましたら幸いです。
本記事の内容
１ タスク管理が苦手な理由〜身の丈を知ろう
２ なんのためにタスク化するのか
３ タスクに悩んだら直感で行こう
では、いってみよう！
１ タスク管理が苦手な原因〜身の丈を知ろう
タスク管理ができなくてストレスをためてしまう原因は４つあります。
「欲張り」「曖昧」「期日」「納得」です。
ここで大切なのは「全くできていないわけではない」ということです。頑張っているので、決めた通りではないですが、完了できています。
これは、タスク管理に対する向き合い方の問題かもしれません。
説明しますね。
①欲張り〜できっこない量の設定
タイトルの通り、自分の力量以上の事をやろうとしている、もしくはやれると過大評価している事に原因があります。本当にそんなにタスクを抱えられますか？
といっても、簡単にクリアしてしまう事だらけでもダメ。それはタスクではなく「朝飯前の仕事」です。自分のキャパシティとちゃんと相談して、タスクを決めましょう。・・・ちゃんとですよ？誰かの顔色を伺わずに、です。
ここで、調子が良かったり、成長につながる前向きな時は、120%頑張らないと達成できない目標を設定し、自分の力量を伸ばすことが大切です。
②曖昧〜具体的にやることになっていない
タスクがきちんと設定されていても、その項目は具体的ですか？
例えば「売上を上げるための案を考える」。
確かに具体的なのですが、曖昧な要素が潜んでいます。
それは、何をしたら完了となるのかわかりづらい事です。これだと、ちょっと考えても完了になってしまうので、自分の都合で変えられてしまい、あまり意味のないタスクになりがち。
僕の場合は「売上を上げるための案を3つ考えて15時までに上司に提出する」とした方が具体的だし、意味のある仕事になると思っています。
・・・実際はこんな風に書くことはないですが汗
③期日〜今日やらなくてもよい
今日必ずやることがタスクです。
無理してまで今日やらなくても良いことはやらない。
また、今日一日じゃ終わらない事はタスクではないので、必ず今日完結できる内容にしましょう。
例えば「社内報10月号を発行する」。
気合を出せば可能かもしれませんが、構成を考えて原稿を依頼しなければならないし、編集もしなければならないし、チェックも必要。印刷もだし、配布も必要。
なので、今日必ずやることは「社内報の構成を決めて、原稿を依頼する」とした方が今日終わられそうなので良いですよね。
④納得〜腑に落ちているか
ここが最重要。
自分自身納得していますか？
納得というのは、本当にタスク管理をやるべきだと思ってやっているかどうか。誰かの視線を気にしてパフォーマンスしても仕方ない。
僕はもともと、タスク管理なんてできない人間で、約束も破るし、遅刻も平気。だらだらゆるゆるの感覚人間です。そういう環境で育ったし、性格も引っ込み思案で、まわりを見てからスタートするようなタイプ。その割には頑固だったり。
でも、周りの人から怒られながら、これではダメだと自己管理する道を進むわけですが、簡単には直るわけ無いですよね。
こうやって、今までの自分と違う道を選ぶと、自分の周りの人間も変わっていき、そんな周りに影響されたりしながら、自分を変えていこうとするのですが、なかなか歩みは遅い。
そんなどこか本気になれない僕は、本当に自分の血となり肉となるまでには時間がかかり、10年を必要としました。
と、僕の話はこれくらいにして、本気になれないのは、本気だと思いこむことではなく、自分自身と対話して、納得しているかどうかがポイント。自分にちゃんと納得する意味を付けてあげることが必要です。
２ なんのためにタスク化するのか
タスクが達成できなかったとしても問題ない。
なぜなら、タスクを完了することが目的ではないから。
管理方法は何だっていい。ただ、どこに向かっているのかが曖昧だとしたら、これは苦しいだけです。なので、なんのためにタスク管理をするのかが大切です。
大きく３つ挙げましょう。
①何か目標を達成するために
やはり、タスクを管理して達成していく先には、何か目標があるからですよね。
例えば・・・
・ダイエットで10kg痩せる！を目標にする。
↓
・まずは自分の中で「10kgダイエットプロジェクト」が立ち上がる。
↓
・そして勝手に期限を半年と決める。
↓
・半年で10kg痩せるにはどうしたらよいか考える
↓
・朝食改善、フィットネス、しっかり睡眠を取り組むと決める
↓
・それぞれのやることリストを書き出す
↓
・日々必ずやるタスクを決めてやり続ける
という感じではないでしょうか。以下の記事は、目標の作り方を丁寧に紐解いて解説しています。目標の作り方で悩まれている方はこちらをどうぞ。
②自分の人生を有意義にするために
自分でやることを決める。
この時点で自分の人生を自分で決めているわけなので、絶対有意義になります。
それはすぐには答えの出ないことかもしれません。
僕は、成長が遅いタイプだと思っており、初めてToDoリストを書き出した15年前はちんぷんかんぷん。しかし、今その重要性がわかります。そんな感じなのかも。
③自分を成長させるために
タスクを達成できたら、自信につながります。
しかし、基本は誰かに認めてもらいたいもの。
なので、何かをやる前に、だれかに勇気をだして「今日これやる」と言ってみましょう。そして、終わったら報告しましょう。その人が思ったよりも早くできたり、思ったより素晴らしい内容であれば、感動が生まれるとともに、何か嬉しい言葉があるかもしれません。
自分の達成感と、承認欲求を満たす事を、自ら作り出すわけです。
成長のスピードも上がりますのでおすすめ。
３ タスクに悩んだら直感で行こう
それでもタスク管理に行き詰まったら、一旦やめましょう。
続けられるのであれば、2日やって1日休んだっていいと思います。
または、タスクをしている合間に、直感的に予定外のとても気になることがある場合、そちらを優先しても良いでしょう。そこに目標を達成させるヒントがあるかもしれないし、新しい出会いがあるかもしれない。
そう考えると、タスクに集中するだけが良いわけでもないし、だからといって直感だけで自由勝手に行動するだけが良いわけでもありません。
タスクに集中して達成させる、
その合間に意識を広げていろんな物事にふれながら全体を俯瞰する。
といった具合に、バランスよく行動をコントロールできれば、タスクが達成できなくても行動に意味があることに気づきます。
車で運転に集中するのも大切ですが、まわりの景色を楽しむのも大切ですよね。そもそも、道に迷ってしまってはどうしようもないですから。
ということで、今日はここまで。
最後までお読みいただきありがとうございました。
