タカハシサトシです！
地方で１０年、企画の仕事をしています。
今回は、
会社の会議等で発言できません。
発言出来ないというより、発言する内容が思い浮かばないのです。
どうすればいいでしょうか。
という声にお答えします。
僕も気持ちわかります。
僕が発言できなかったのは自分自身が未熟だからと言ったらおしまいだけど、それ以前に会議の仕切りが悪い。何に対して発言したら良いかわからないし、結局この会議で何をしたいのかわからない、という問題があるならば、見逃してはいけないと思います。
本記事の内容
１ 会議で発言できない理由と解決法
２ 会議で発言できないのは主催者のせい
３ 生産性の上がる会議３つの簡単なルール
では、さっそく！
１ 会議で発言できない理由と解決法
なにはともあれ、自分自身の問題はありますよね。
①勇気がない
勇気はチャレンジ精神なんだけど、チャレンジの前提として準備がないと、誰もが勇気は出しづらいと思いますので、準備は大切です。
ただし、どんな会議で何を話し合うのかがわからないと準備のしようがありません。なので、これは勇気がなくて発言できない、とも言い切れません。
その場合は、アバウトな会議でも「これを言おう」と決めておくことから始めましょう。内容は連絡事項でも、来週の行事予定でもいいと思います。そこに集まった人に向けた有益な情報を提供してみましょう。
②根回しできない
根回しとは準備の一環ですが、会議で何か提案するとして、それを会議の場でいきなり発表するのはよほど皆を納得させる自信があるからですよね。
そんな博打も良いですが、あらかじめ了承を取ったり、味方を作っておくことで、話をスムーズに進めることができます。
例えば、提案する内容についてキーマンに事前に相談し話をある程度詰めて了承をえつつ、事前にグループメールなどで参加者に資料を送っておくだけでも、会議に臨む気持ちが楽になるし、スムーズに発言ができます。
③議論ができない
日本人は議論ができないと言われています。
それは、正しいか間違いか、自分の意見はこうだというような主張する話しになりがちで、冷静に何が問題か感情抜きにリストアップできないためです。
問題点の話しになると、それに関わる人のせい、だれが犯人か、みたいな話しになり、論点がズレたり、問題に関わる人に気を使い、和を乱したくないので問題点を挙げないということも出てきます。
いずれにせよ、解決策という前向きな話しにはなかなかならない。議論の仕方を学ぶ必要があるかもしれません。
議論についての技術は書籍で学ぶのもありです
↓日本人が議論できないのは議論の仕方を知らないからだ
↓「なぜこの人は、能力に見合わない発言力があるのだろう」の疑問を解く
↓「定義」「類似」「譬え」「比較」「因果関係」人を納得させる議論には「型」がある。
２ 会議で発言でいないのは主催者に問題があるから
会議で発言できないのは、何も本人の問題だけではありません。
そもそも、会議を主催している側にも問題があります。
①会議の議題がわからない
会議日程は決まれど、何を話し合うのかは当日会議が始まってわかるようでは、発言できなくて当然かもしれません。
主催者としては、参加者からの様々な発言を求めているのであれば、事前に会議の議題を共有し、参加者に心構えや準備の機会をあたえるべきでしょう。
②なぜ参加するのかわからない
いつものメンバーだからとか、管理者だから、という理由で、なんとなく集まるでは参加する動機が弱いですよね。
会議の議題が決まったのであれば、参加者を選んで集めるべきです。
もちろん、会議の内容が「いろんなアイデアを集めたい」であれば、自身に関わりのない議題であっても集まる理由が持てます。
③ファシリテーションが下手
ファシリの勉強不足であったり、中立の立場でない等、ファシリテーターがうまく仕切ってくれない場合も発言しづらくなります。
人気のあるバラエティ番組の司会者のようなゲストやひな壇の芸人に話を振ったりなど、会議の目的のために、そこにいる人を活かそうとするような人がいると、会議そのものがうまく機能するようになりますよね。
自分自身がファシリテーターを目指す、ありです。
それまでに学びを深めて、立候補いかがですか。
↓現場の問題に直球で答えた野生の知恵ともいうべきファシリ本。
↓会議はもちろん、商談や日常業務でもファシリの技術は大切です
３ 生産性の上がる会議３つの簡単なルール
「結論や具体的な事を決めることができない」
「いいたい人が言いたいことをいう場」
「声の大きい人が勝つ」
といった、振り返るとよくわからない時間を過ごす前に、事実確認を淡々と行い、どうしたら良いかを話し合い、何かが決まる。そんな会議が基本として開催できる組織を目指し、最低限以下のルールを敷いて進めていきましょう。
①参加人数
7人まで。７名以上になると１人増えるたびに、実行可能で優れた判断を素早く下す可能性が10％低下するらしい。もしくは、７名を超える場合はグループに分けて話し合うのもあり。
②時間
30分刻み。途中でも時間で終わらせる。
③会議のタイプ
会議の方向性を決める。
・何かを決める会議
・アイディア集める会議
・共有する会議 等
全従業員に向けた生産性アップを推進する前に、一番時給の高い管理職の集まる会議の生産性をあげませんか。できないなら、いっそのこと、やめた方がいいのかもしれませんね。
