タカハシサトシです！
地方で１０年、企画の仕事をしています。

今回は、

todoリストに最適なホワイトボードの使い方って？

という声にお答えします。

この記事では、大きいものから小さいものまでホワイトボードも様々ですが、特にミーティング使用し共有するというシーンが想像できるように、チームでの活用方法にスポットを当てています。

また、チームでtodoを行うということはチームワークが重要となり、そこにはリーダーとフォロワーがいます。結局はリーダーのあり方、環境の作り方がポイントになる、というお話。

本記事の内容

１　todoリストに最適なホワイトボードの活用術
２　チームtodoに必要なモチベーションアップのポイント

では、はじめましょう！

１　todoリストに最適なホワイトボードの活用術

一人で使う場合、チームで使う場合と二通りあります。

①１人で使う場合

基本は、ミニホワイトボードにtodoを書いて、完了したら消す方法。
ホワイトボードなので、事務所のような職場ではないところで威力を発揮します。伝言などにも使えますので、工場やサービス業などは良いかも。

②チームで使う場合

ホワイトボードと付箋を使用します。

ボードはいろんな場所に設置できるので、工場、制作室、飲食店のバックヤード等、様々な現場で役立つのではないでしょうか。

1.ホワイトボードを３つのエリアに分ける

・todoリストエリア
・実行中エリア
・完了エリア

※真ん中の「実行中」は人別にエリアを分けます

2.付箋にtodoを書いていく

大きめの付箋（75mm×75mm）にtodo（やること）を書き、todoリストエリアに置く。

実はここが一番難しく、一番重要。
どうやって書き出せばよいか、なぜ重要なのかは、次の項目で説明します。

3.ミーティングで役割分担

最初が肝心。誰が何をやるかを決め、付箋を「実行中エリア」の自分の場所に移動させます。
こうやって人別にわけることで、役割も明確だし、それぞれが今何をやっているか聞かなくても把握できます。そしてtodoが付箋なので、途中で別な人がやることになっても簡単に移動できます。

4.todo完了後

完了したら完了エリアに付箋を移動させます。

この先は、todoの付箋がある限りは、各自がどんどんやれるだけ進めていきます。
その中で問題が出たり、あらたな目標ができたら、再度ミーティングでtodoを洗い出し、役割分担し再スタートします。

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ホワイトボードでtodoリストを進める流れは以上です。そんなに難しくないですが、最初の仕切り次第です。

ホワイトボードを探す

チーム人数次第ですが、900mm×600mmくらいでも良さそう

付箋を探す

75mm×75mmがおすすめです。

そして、チームでtodoをこなす上で一番重要なのは「メンバーのモチベーションの維持」です。これも最初の仕切り次第になります。

２　チームtodoに必要なモチベーションアップのポイント

モチベーションがアップするポイントは以下の通り。

「そのtodoは誰が発想したものか」

決められたtodoをこなす事でモチベーションが上がる人はあまりいないと思います。仕方なくとまでは言いませんが、従業員だし、やれと言われたものはやらなければならない、という責任感で動くくらいかと思います。そして、僕も同じです。

しかし、目標に対してのtodoをメンバー自らが発想して、それが受け入れられ認められて、うまくいくか失敗するかわからないけど、やってみよう！という感じで行くならば、モチベーション上がりませんか？そのtodoをやる動機が強まりませんか？

ここがチームでtodoを行う上で重要なポイントです。そして、最初の仕切りでこの流れを作れるかどうかはリーダー次第になります。

企業の文化に影響される、結局は経営者次第

そもそも、本当にフラットな組織の企業文化でも無い限り、なかなかこういった流れを作るのは難易度が高いです。経営者次第といってしまえばそれまでですが、もしあなたが自らの部署をもつリーダーであれば、その部署は会社はどうあれ、モチベーションが高まるチームにチャレンジすべきです。

スタッフそれぞれが、自発的に動くような状況をどうやってつくるか。
リーダーとして、まずは心構えとして以下の５つを大切にしましょう。

・トップダウンは熱が冷める
・トップが率先してやらない
・スタッフそれぞれ持っているものを発散させる
・アイデアを受け入れて認める
・スタッフを信頼して任せる

その上で、チームで目標を達成するためのtodoをどうやってつくるか、「アイデア会議」の手法を活用して出し合います。

チームでやるべきtodoをどうつくるか　

希望点列挙法・欠点列挙法がおすすめです。

①付箋とペンを用意

②目標を達成するために「こうすれば実現できる！」という思いつきをチームで100個出す

③その中から現実味のあるものを１０個選んでチームのtodoとする

④さらに「問題となるもの、障害となるもの」を100個出す

⑤その中から解決できるものを１０個選んでチームのtodoとする

これを皆で出すことが重要です。
そして、リーダーとして、どんなアイデアも「ありだね！」と受け入れ認めてあげることで初めて「あ、おれの考えを出しても良いんだ」となります。

そこから、それぞれが自ら実行してもよい風土が生まれるのではないでしょうか。

今回の記事で大変参考になった情報はこちら

ソニーでCDやAIBOを開発した天外伺朗氏のフロー経営について。数々の奇跡を起こす燃える集団とは。脳波の最もパフォーマンスが高まるゾーンと似ているような気がする。本気と遊びのちょうど真ん中でいられるかどうか、かな。

数々のイノベーションを起こしてきた星野リゾートの企業組織、文化は大変参考になります。既得権益をなくす・・・事がまずもって凄い。

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今回はここまで。最後までありがとうございました。