todoリストをエクセルで管理!無料テンプレートを活用しよう!【大切なのはリーダーの心得】

todoリストに必要なエクセル(excel)テンプレートを無料ダウンロード【+リーダーの心得】

タカハシサトシです!
地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

todoリストをエクセルで管理する方法を知りたい

という声にお答えします。

今でもエクセルで管理する事が多いですよね。

僕の職場でも、結局中心となるアプリケーションはエクセルです。それだけ普及し一般的で、特に広い年代で扱える人が多いのだと思います。10年後には一般的かわかりませんが・・・。

エクセルでtodo、特に工程管理は僕もやってきましたので、それを元にした記事内容ですが、工程管理するということはリーダー職ですので、それ以上に大切な事も伝えられればと思います。

本記事の内容

1 todoリストをエクセルで管理!無料テンプレートを活用しよう!
2 todoリストをエクセルで管理するための最適な使い方は?
3 todoリストや工程表管理以上に重要なリーダーの心得

では、みていきましょ!

1 todoリストをエクセルで管理!無料テンプレートを活用しよう!

todoリストに必要なエクセル(excel)テンプレートを無料ダウンロード

3つのタイプをご紹介。

僕はエクセル得意じゃないので・・・、「bizroute(ビズルート)」さんが配布しているデータがいいなと思いますので、ご紹介します。

①todoチェックリストタイプ

シンプルなタイプ。項目は自由に変えられますので、期日や重要度、担当者などの項目はあってよいですね。エクセルなので、並び替えも容易なのが良いです。

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②カレンダー+todoタイプ

1ヶ月毎のカレンダーとtodoリストで管理するタイプ。
仕事というよりは、学校関係のスケジュールや行事など、大まかな予定で管理する事に合うかな。

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③ガントチャートタイプ

todoリストにエクセルを使うなら、このタイプが僕のおすすめ。
製造、工事、建設、印刷、ウェブ制作等、工程に沿って作る仕事に必要な工程表として、エクセルを使うのがおすすめです。

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2 todoリストをエクセルで管理するための最適な使い方は?

todoリストのエクセル(excel)で最適な使い方は?

先程のガントチャートがエクセルには最適。

僕が過去にウェブ制作会社でディレクターをやっていた頃は、全ての工程をガントチャートで把握して、上司と共有していました。10件くらいの制作案件を4名くらいで回す感じだったかな。

ガントチャートタイプのエクセルの使い方

①工程表なので、工程を決める

例えば僕の当時(10年以上前です)のウェブ制作の場合。
企画、デザイン、提案、取材、撮影、コーディング、プログラミング、ライティング、インストラクション、納品に分けてました。

②勝手に工程を決めた上で、それぞれの工程の担当者と打ち合わせして詰める

クライアントの希望や他の案件もあるので、それを踏まえて立てます。

③チーム全体、クライアントとスケジュールを共有する

共有するのであれば、googleスプレッドシートもおすすめ。
googleスプレッドシートは、ブラウザで使用できるエクセルのようなアプリです。

エクセルデータをそのままアップロードし、ブラウザで同じ用に編集管理できます。共有の手間も省けますし、スマホでも確認できるので、なお良し。

④進捗を管理する

現在どの工程がどのくらいの達成状況なのかを把握し、パーセンテージで記入します。
そのため、全ての工程がどのような仕事なのかわかっている必要があります。

⑤達成状況に問題がある場合は、工程を見直し報連相する

しかし、納期は伸ばせない。
そんな中で、より良いものを、納期よりも早く収められるかにこだわります。
思っていたよりも良いものが、思っていたよりも早く出来上がれば、感動が生まれ、リピーターになりやすいですよね。

———

以上、現場の進捗管理の方法なので、基本的にはリーダーに必須のスキルです。
しかし、それ以上にリーダーとして大切なことがあります。

3 todoリストや工程表管理以上に重要なリーダーの心得

エクセルでtodoリストや工程表管理以上にリーダーに必要な事

それは「人間力」です。
リーダーとしてのあり方が問われます。

具体的には経営学の祖、経営学者でマネジメントの発明者、ドラッカー氏が著書マネジメントでも伝えていることです(徹底的にかみくだいたドラッカーの「マネジメント」「トップマネジメント」)。

リーダーに必要なこと=「Integrity」=真摯さ・誠実さ

と伝えています。
その人の本質の部分ですね。

・理想が明確にあって、言っている事に一貫性がある。
・人によって言う事が変わらない。裏表がない。
・本音で語っている、心の底から思っていることと言っていうことが一致してる。

身近にいる上司はいかがですか?
結局は、その人の足元を見られます。

リーダーに誠実さや一貫性を感じたなら、多少工程管理に穴があろうが、タスク管理が下手であろうが、チームメイトはその人についていくと思いませんか。当然ですね。

リーダーに必要な手法ばかりに着目せず、日々自分という人間と向き合い続けた人は強いです。そして結果成功を手にするのではないでしょうか。

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