【無料ですぐできる】Googleスプレッドシートでタスク管理!テンプレートでチーム間共有

【todoリスト】googleスプレッドシートは無料テンプレートでOK【自分の成長につなげよう】

タカハシサトシです!
地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

タスク管理をスプレッドシートで管理する方法を知りたい

という声にお答えします。

googleスプレッドシートをご存知なら既に使われていると思いますが、そもそも最初から便利なテンプレートが備わっていますので、それで十分!という記事です。

何を隠そう、僕はgoogleスプレッドシートは5年くらい使っていますが、テンプレートの存在を最近知りました・・・。人間、気になるものしか視界に入ってこない、ということですね・・・。

本記事の内容

1 タスク管理はgoogleスプレッドシートの無料テンプレートでOK
2 googleスプレッドシートをチームやクライアントと共有しよう
3 個人ではgoogleカレンダー+google todoリストを使いこなそう

では、みていきましょ!

1 タスク管理はgoogleスプレッドシートの無料テンプレートでOK

todoリストにはgoogleスプレッドシートの無料テンプレートでOK

googleスプレッドシートには、デフォルトでテンプレートがあるのでそれを活かせばOK。おすすめのテンプレートは4点。

①todoチェックリスト

todoチェックリスト

王道のチェックリストタイプ。期日とやることを書いて、終了したらチェックを入れるだけ。

②週間スケジュール

週間スケジュール

1週間毎のスケジュールからタスクを決めるタイプ。
スケジュールとタスクを連動させて管理するなら、僕的には後述しているgoogleカレンダーを活用した方が良いです。

③ガントチャート

ガントチャート

プロジェクト管理、工程管理ならこちら。
エクセルでもよく見るやつですが、プロジェクトマネージャーが管理する時に必須。

④課題管理表

課題管理表

ちょっとおもしろいのでご紹介。
課題というくらいなので学業でも良いし、会社の課題を管理しても良さそう。

2 googleスプレッドシートをチームやクライアントと共有しよう

googleスプレッドシートをチームやクライアントと共有しよう

1で述べた事以上に重要なのは、googleアカウントを持つユーザー同士で「共有」できる事。
方法はPC画面の右上にある「共有」ボタンをクリック、相手のメールアドレス(Gmail)を入力するだけ。

これにより、進捗の共有や、上司への報告、クライアントへの連絡が随時可能となるので、報告や共有のためにお互いの時間を割く必要はなくなります。

人と人がコミュニケーションする意味を捉えなおそう

仕事の状況が常にお互い把握できていれば、今までチーム行っていた報告や共有のための会議、ミーティングは必要ありません。そのため、集まった時に何をすればよいのかが課題となります。

何をしたら良いかはっきりしないため、上司が部下に対する一方的な話で終わる場合もあるし、酷いと共有していることを改めて報告し合う場になり、時間が勿体ないと感じたり。

また、クライアントとも進捗の報告などのコンタクトは必要ありません。ではクライアントにわざわざコンタクトを取る意味とは・・・?

交流と雑談、理由と構想。

チーム、個人と個人、クライアント。
わざわざ会ってコミュニケーションを取る内容は4つ。

【交流】今より気持ちを通じ合えないか。ランチしても良いですよね。
【雑談】全く関係ない話題の中から、より面白いアイデアのヒントが潜んでいないか。
【理由】このプロジェクト、なぜやる必要があるのか、本当にこのままの方法で良いのか。
【構想】このプロジェクト、どうなっていくと最高なのか。

こんな感じで、お互いの気持ちと考え方を重ね合わせることに時間を費やすべきです。

実は、とても面倒で余計なことなのですが、間違いなくより良いプロジェクトになっていくはず。全てはリーダー次第。

3 個人ではgoogleカレンダー+google todoリストを使いこなそう

個人としてはgoogleカレンダー+google todoリストを使いこなそう

googleスプレッドシートはどちらかというとプロジェクト管理者に向いてますが、個人としてはgoogleカレンダーとgoogle todoを活用します。

基本この2つのアプリは連動しているので、googleアカウントを取得されているのならば、活用しないのは勿体ない。もちろん、スマホアプリもあるので便利。

これらのアプリについての記事を書きましたので合わせてご覧ください。

有言実行の癖をつけよう

タスク管理の効果、ねらいは自分に自信をつけること。
どうやったら自信になるかと言えば、自分で決めたことをやりきった時。

例えば、上司やクライアントといった他者に約束する方法も適度にプレッシャーがあって良いですが、これは自信をつけるというよりは、スピード&クオリティアップの目的と感動を与える効果が強まります。

なので、自分で決めたことができた方が一番自信になる。

実際、他人には良い顔ができるし、悪く言うと嘘もつけるが、自分自身には嘘はつけない。本当にやることをやったかどうかは自分がよくわかっているし、ごまかしたとして、そんな自分自身で本当に良いのかどうか。

こうやって、自分自身と向き合う事が、一番難しく、一番成長につながるのではないでしょうか。

たかがアプリ、されどアプリ。
googkeのtodoアプリも、成長へのきっかけに活かそう。

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