チームタスク管理「Trello」の始め方【生産性向上の本質】

macでチームタスク管理「Trello」の始め方【生産性向上の本質】

タカハシサトシです!
地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

チームでタスク管理するためにTrelloを検討してますが
アドバイスがあれば教えていただきたいです

という声にお答えします。

この記事ではTrelloについての基本的な知識と僕なりの使い方をお伝えしますが、本題はTrelloを使うまでがとっても重要だというお話。

Trelloを検討されているリーダーへ向けた、有益なメッセージとなりましたら幸いです。

本記事の内容

1 【おすすめ】macでチームタスク管理「Trello」の始め方
2 タスク管理ツールTrelloで生産性向上?
3 生産性を向上させる力は既にみんなに備わっている

では、早速いきましょう!

1 【生産性向上】チームタスク管理「Trello」の始め方

Trelloは、チームでのタスク管理にピッタリのツールです。

①すぐ始められる

始めようと思ったら、3分でスタートできます。何より無料。

googleアカウント、Facebookアカウント、Appleアカウントでも使用すれば1分でスタートできます。スマホアプリ版もありますので、同期すればなお良し。

↓Trelloの評価についての記事もご覧ください

②おすすめの使い方

上記画像のように、エリアを4つに分けて管理します。
こちらは実際に僕が使用している画面のスクショです。

【ルーティンワーク】毎月なら毎月、決まった仕事を並べます
【やるべきこと】来月くらいまでのスパンでやることをリストアップ
【作業中】やるべきことの中で今取り掛かっているものをこのエリアに移動
【完了】作業が完了したらこのエリアに移動させます

これらのエリアを、各タスクをクリック・ドラッグし、まるで付箋のように移動させて管理します。

③タスク管理のルール

基本的なルールは以下で運用できます。

【リーダー】
・やるべきことエリアを管理
・完了したタスクを確認
・完了したルーティンタスクをルーティンワークエリアへ戻す

【メンバー】
・やるべきことエリア(ルーティンワークエリア)から作業するものを作業エリアに移動する
・作業エリアの管理
・作業完了したら完了エリアへ移動

↓タスクを洗い出す際など、ホワイトボード併用もおすすめです

2 タスク管理ツールTrelloで生産性向上?

タスク管理を行う理由は効率化を図り生産性を上げるためです。
しかしツールを入れると生産性は向上するでしょうか?

タスクの管理そのものはTrelloがやってくれるので、本当の課題は

・明確にしたタスクを、どうやって進めるべきか
・チームの時間をどのように使うべきか
・チーム全体のパワーをどこに向け集中させるか
・チームのモチベーションをどう上げ維持するか

あたりが浮上します。

つまりチームをどうリードするか。
リーダーシップの問題が実は大半を占めます。

僕はフード業界にいますが、新型コロナの影響もあって時代が早回しで進み、デジタル化や効率化が一層すすんでいます。配膳ロボなんて良い例です。

すると、人間が本当にやるべき仕事ってなんだろう、と。
逆にここが強い会社が差別化となり生き残れるかもしれません。

ということで、本当のTrelloの始め方

①なにはともあれ信頼関係
②チームの皆にヴィジョンを提示する
③メンバー全員のアイデアを大切にする
④評価を明確にする
⑤チャレンジを推奨する
⑥その上で生産性を上げる作業レベルの提案<—ここでようやくTrello等

例えば、シングルタスクという手法。
一点集中術で、そもそも人間は複数のことを同時に処理できるようにできていないそうです。なので、みんなで一つのことを一気に取り掛かり終わらせていく方が生産性が高まる、といった提案も生まれます。

例えば、生産性を向上させるキーワードは「時間」「集中力」「活力」。
これらをどうコントロールするか手法を学んで試すのもありです。

というように、作業のやり方や手法は、もちろんリーダーが提示して試すもいいし、チームメイトみんなでアイデアを出し合ってリードし合う形もありだと思います。

それには、人の気持ちややる気を大切にした組織のあり方、リードの仕方が重要になります。

3 生産性を向上させる力は既にみんなに備わっている

「企業は人なり」と言われるように、生産性向上には人が大きく影響します。特に、今僕がいるフードサービス業はそういった影響を特に受けやすく、皆のモチベーションが高ければ業績に直結しやすい状況にある、と言えます。

では、人材育成!とよく言われるように、本当に人材って育成できるでしょうか?僕はかなり難しいと思っています。それはまず、学ぶ気持ちのない人に無理に育成しようとしても拒絶反応が出るし、やる方も時間がかかり面倒だからです。

かといって、何もしないわけにはいかないので、基本的な研修は進めていきますが、重要なのは新たに何かを学ぶことよりも、実はみんな既に持っている、その人なりのアイデアをまずは活かすことです。

なぜそうならないかと言うと、自信もないし、何か言っても受け入れられない、却下されるだろう、と思っているから出せない、考えても無駄となるの会社の環境が多いのでは。

その人のアイデアを大切にできる環境があれば、皆生き生きと働くかもしれませんか。

星野リゾートの星野社長も同じ観点で発信されており、数々のイノベーションを生み出している社風からしても、「育成」よりも、まずは「発散」が重要だと物語っています。

失敗しても良いから自由に発散させる受け皿が必要

プロジェクトリーダーというより、経営者の領域ではあるけれども、自らそのように会社に働きかけて、よりよい環境に変わるような行動ができたら、大きな経験となるはずです。

自分で好きなことをやるのは簡単。しかし、そのコミュニティのために、自己犠牲の精神で勇気を持って行動できる人こそ、真のリーダーだし、僕は尊敬します。

より自分を成長させるための一歩を踏み出してみませんか。

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