タスク管理でチームワークが機能しない理由

タスク管理でチームワークが機能しない理由

タカハシサトシです!

地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

チームのタスク管理方法で悩んでいます
やることを与えて管理するだけで良いのでしょうか。

という声にお答えします。

時代はテレワークが進み、働く形がどんどん変わっています。

しかし、リアルでもテレワークでも、うまくいくチームのあり方、本質は変わらない、というお話。

本記事の内容

1 タスク管理でチームワークが機能しない理由
2 テレワーク時代のチームタスク管理とは

では、さっそく!

1 タスク管理でチームワークが機能しない理由

タスク管理でチームワークが機能しない理由

タスク管理で悩む以前に、リーダー自身の問題が原因、という場合がほとんどです。以下の7項目が挙げられます。

・リーダーが本気じゃない
・リーダーが決めない
・部下を評価しない
・部下に考えさせない
・情報を共有しない
・チームの目的が弱い
・チームの目標が不明確

リーダー次第でチームが変わる?

その通りですね。

いろいろなリーダーのスタイルはあると思います。いずれにせよ、本気であれば部下や周りの人には伝わります。

しかし、当然ですがリーダー1人が頑張ってもチームは機能しません。俺が考える、俺が指示する、俺が決める・・・、むしろ冷めていく可能性があります。

いかに部下が主体的に考えて行動できる文化を作るか、ですよね。

会社としての評価の仕組みを整えた上でですが、部下の可能性を信頼し任せたり、考えさせる仕組みは重要です。

習うのであれば、星野リゾートのような、フラットな組織で、それぞれがもっているものを発散することができる仕組み。立候補制度、チャレンジを評価する文化が参考になります。

部下が主体的に働く中でリーダーの役割とは

チームの目的と目標に今以上にこだわる必要があります。

特に「目標」ですが、目標と聞くと数値的なものをイメージしてしまうので、「ビジョン」の方がふさわしいです。

この仕事を進めていくと、どんな未来が待っているのか。
どんなドキドキやワクワクが待っているのか。

いま、ドキドキ、ワクワク、ありますか?
それを魅せるのがリーダーの役割になります。
だからこそ、そのチーム、その会社で働きたいとなるはず。

その上でそれぞれが役割をもって、確実に未来へ進めるためにタスクという形で管理するわけです。必要なシステムの形は変わるかもしれませんが、情報を共有する仕組みは必要不可欠です。

チームタスク情報を共有する方法

・グループメール
・グループLINE
・Slack
・チャットワーク

メルアドやメッセンジャーで共有する方法。グループメールは報告がメインになりますが全体を管理するのには向いていないかも。
LINEは会話ツールとしてピンポイントでやり取りは良さそうですね。
チャットワークや、さらに高機能なSlackは、プロジェクト管理に最適なメッセージツールですので、使いやすいかもしれません。

・googleスプレッドシート

ブラウザ上で動くエクセルです。
共有には長けているが、ルールを決めないとですね。もともとエクセルでタスク管理されているのであれば話が速いかも。無料ですぐ導入できるのも強み。

・trello(トレロ)

ブラウザ上で動く、無料のタスク管理ウェブアプリ。
todoリストと付箋を合体させたような、まさにタスク管理に特化したツール。
チームでの管理に長けているので試すには良いかも。

・Backlog(バックログ)

こちらもブラウザ上で動く、有料のタスク管理ウェブアプリ。
上記の直感的で簡単なtrelloとは異なり、これぞタスク管理!という感じのチームタスク管理システムで、ガントチャート、カレンダーなどきっちり管理ができる。大人数になればなるほどいいかも。まずは30日間無料で試してみては

・Aipo(アイポ)

10年以上は使われている有料のグループウェアです。
直感的に操作できるタスク管理機能もあるので、タスク管理以外の仕組みも同時に入れたいのであればおすすめ。有料と言っても1ユーザーあたり100円〜なのでリーズナブル。14日間お試し利用で判断されるのが良いですね。

・ホワイトボード&付箋

情報共有だけならネット上でOKですが、チームワークを重要視される場合はホワイトボードを活用して新たな課題などを共有し、これからのタスクを共有しても良いですね。チーム全体の雰囲気が肌感覚でわかります。リアルのコミュニケーションを間に挟む事で活性化につながる場合も。

2 テレワーク時代のチームタスク管理とは

テレワーク時代のチームタスク管理とは

主体的に動けるチームは、テレワーク時代も機能し続ける。
なぜなら、主体的に動ける時点で、テレワークしているようなものだから。

環境としてオフィスからリモートへ、会社から個人にシフトしていくと、最終的には個人が起点となり、関わるコミュニティを選ぶ方が強くなる。

会社が個人を採用するのではなく、個人が会社を選ぶ。人によっては複数の会社とチーム単位でつながる場合もあるでしょう。

自律分散の主体的な組織がふさわしい

そんなテレワークがあたりまえ、個人が起点の社会では、そのチームやその会社に参加する動機は何かといえば、僕は「ヴィジョン」に他ならないと思います。

流れとしては以下の感じ。

・個人が主体=自律が求められる
・個人が自律の中で生き生きとその人らしくバランス良く生きる
・個人が参加するコミュニティを主体的に選択する(会社、家族、地域等)
・一方で参加されるコミュニティを魅力的にする必要がある
・誰が魅力的にするかといえばリーダー
・会社=経営者がつくるコミュニティ
・チーム=会社中で管理職がつくるコミュニティ
・参加する動機は、魅力的な未来像が重要になるはず

テレワークは働き方だけではなく、会社の経営にも環境問題にも貢献できるのでますます拡大していくはずです。

その流れの中で、主体的に動けるチームをつくれる会社組織、文化を模索し、テレワーク時代に備えてはいかがでしょうか。

まとめ:どんな時代でも、うまくいくチームのあり方は変わらない

どんな時代でも、うまくいくチームのあり方は変わらない

時代はテレワークが進み
働く形がどんどん変わっています。

しかし、リアルでもテレワークでも
うまくいくチームのあり方、本質は変わりません。

もっとも重要なのはリーダーのあり方で、未来の示し方だから。

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