todoリストの活用法〜全てを俯瞰する考え方

todoリストの活用法〜全てを俯瞰する考え方

タカハシサトシです!

地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

todoリストの活用法を知りたいです

という声にお答えします。

todoリストは、もはや誰もが活用している方法かと思います。それは、todoリストという名称は知らなくとも、やることをリストで出し片付けていく、とい方法は物事を進めていく上で適当であるからです。

「今日の宿題はこれらをやらなきゃ」
と、小学生でも自然に行動している事ですね。

この発想をもう少し広げ、自分の仕事、会社の事業、地域の活動・・・と様々なプロジェクトを推進できるように考え方を整えていきましょう。

本記事の内容

1 todoリストの活用法〜全てを俯瞰する考え方
2 todoリストの管理方法を学ぶ手順

では、みていきましょう!

1 todoリストの活用法〜全てを俯瞰する考え方

todoリストの活用法〜全てを俯瞰する考え方

はじめに、次のタイプの方は・・・

恐ろしく1つ1つの仕事の処理速度が早いタイプの方は、今回お伝えする方法はまどころっこしいので向いていないかも。

仕事の精度とスピードが早い人は、シングルタスクで一点集中、仕事を次々とこなすことができるため、全体を捉えるよりも、まず思いついたところから処理し完了させて行くことができます。完了後、あらためてやることをリストアップし、また次々と処理していく方法になるはずです。

一つの物事の進め方の形ですね。

todoリストをやること全てを管理する切り口にしましょう。

話を戻して、5つの切り口があります。

・タスク
・todoリスト
・プロジェクト
・ヴィジョン
・アイデア

です。

これら5つの切り口をバラバラに管理したのでは意味がありません。よって、todoリストから全てがつながるように捉えるべきです。

まずはそれぞれの役割ですが、

・タスク・・・・今日必ずやらなければならないリスト
・todoリスト・・・やることリスト
・プロジェクト・・・現在進行中の事業
・ヴィジョン・・・・実現可能な未来像 
・アイデア・・・・・否定しないで発想した未来の破片

であり、

・タスク(日々の管理)
・todoリスト(半月〜3ヶ月の管理)
・プロジェクト(3ヶ月〜1年の管理)
・ヴィジョン(3年後の管理)
・アイデア(自己内コミュニケーション)

となります。

これらを管理するための様々なwebツールなどがありますが、本当に大切なのは、自分の中で意識的に切り替えられるかどうかです。まずは・・・訓練をすべきでしょう。

日々モード⇔月モード⇔半年モード⇔3年後メード

例えば上記のように場面によって切り替えられる力を養うことで、多角的に物事を捉え推進できるし、心の余裕がうまれます。そういった心の余裕は、他人との関係の中で優位に働き、常により良い判断ができるようになります。

つまり、リーダーシップが磨かれると言えます。他人よりも多くの視点を持ち、先々まで考えられるということですから。

todoリスト中心に全体を見てコントロールする

・タスク(日々の管理)
 ↑②今日やることをタスクで処理しよう
・todoリスト(半月〜3ヶ月の管理)→⑥やること整理しよう
 ↓①全体の状況はどうかな
・プロジェクト(3ヶ月〜1年の管理)
 ↑⑤方向性を調整しよう
・ヴィジョン(3年後の管理)→④目標をこうしようかな
 ↑③こういうのもいいな
・アイデア(自己内コミュニケーション)

例えば、上記のような順序・考え方です。
全体をぐるりと見渡しながら処理していくと良いでしょう。

↓こちらにまとめ記事がありますのでぜひ参考ください。

2 todoリストの管理方法を学ぶ手順

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先の考え方で行くと、以下の順番に学ぶべきです。

①todoリスト
②タスク
③アイデア
④ヴィジョン
⑤プロジェクト

順番に説明しますね。

①todoリストのみ

まずは、やることリストを作れるようになる事が先決ですね。
思いつくままに書き出して見るのが良いかもしれませんが、とりあえず行動してみることです。

↓こちらの記事もご参考ください。

②todoリスト+タスク

やることリストをつくれるようになったら、その中で「今日必ずやらなければならない事」を決めます。どうやっても今日終わらないリストは、細かなやることに細分化して、その中から選びタスク化します。

タスク化したものは、何がなんでもやりきりましょう。完了できる事が自信につながります。

↓こちらの記事もご参考ください。

③todoリスト+タスク+アイデア

todoリストとタスクをこなせるようになったら、新しいアイデアを書き留めることもあるでしょうし、特定のテーマで思い描くことも出てくるでしょう。

特に、これから先の事を考えた時に、良いな!と感じたものを書き留める癖をつけましょう。メモ程度でかまいません。

↓アイデアに関する記事もご参考ください。

④todoリスト+タスク+アイデア+ヴィジョン

アイデアが溜まってくれば何かしら形にしたくなるものです。
ここで一旦立ち止まり、未来を描いてみましょう。

実現可能な未来=ヴィジョンを描く上で、「3年後」をひとつのキーワードとして今まで温めたアイデア、今だから思う事などをあらためてリストアップし、3年後の未来像を描いてみることをおすすめします。

↓ビジョンや目標のつくりかたの記事もご参考あれ。

⑤todoリスト+タスク+アイデア+ヴィジョン+プロジェクト

ビジョンが見えたら、それを実現するために、どんな事業を進めばよいかが見えてきます。そうしてプロジェクトの種ができあがったならば、いつまでに、誰がどうやって叶えるか・・・となるでしょう。

そして、またtodoリストに立ち戻り、具体的なやることとしてリストを更新していけば、todoリストで全体をコントロールできるようになるはずです。

・タスク(日々の管理)
 ↑②今日やることをタスクで処理しよう
・todoリスト(半月〜3ヶ月の管理)→⑥やること整理しよう
 ↓①全体の状況はどうかな
・プロジェクト(3ヶ月〜1年の管理)
 ↑⑤方向性を調整しよう
・ヴィジョン(3年後の管理)→④目標をこうしようかな
 ↑③こういうのもいいな
・アイデア(自己内コミュニケーション)

ですね。

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まとめ:todoリストを入り口として全てを俯瞰しよう

todoリストを入り口として全てを俯瞰しよう

todoリストはやることリスト。
これだけ見ればそれでおしまい。

しかし、todoリストをきっかけに全体を管理できるとすれば、大きなチャンスの入口にいつも立っていると言えます。

せっかくtodoリストに興味を持ったのならば、その先に広がる大きなチャンスを掴んでみませんか。

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