課題管理でプロジェクトが成功しない原因〜イシューメモのご提案

課題管理でプロジェクトが成功しない原因

タカハシサトシです!

地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

プロジェクトを成功させるためには課題管理が重要だと思っています。
どのように解決していけば良いでしょうか?

という声にお答えします。

この記事では課題管理の方法についてお伝えします。質問者さんは課題管理の重要性についてお分かりのようですので、この記事では課題管理が成功しない原因について突っ込んで伝えますね。

課題解決できない原因は能力ややる気の問題だけではありません。やり方にも問題があります。やり方がイマイチだとモチベーションにも影響が出ます。やり方がわからなくても自分で自分のモチベーションを上げられるならば良いのですが・・・。

モチベーションが下がる原因は先行きが見えないから。先行きが見えないのは環境のせいではなく、自分で先行きを見えるようにしないからとも言えます。

ここに課題管理がうまくいかない原因があります。

本記事の内容

1 課題管理でプロジェクトが成功しない原因
2 課題管理の方法〜オリジナルチェックシートの活用

では、みていきましょう!

1 課題管理でプロジェクトが成功しない原因

課題管理でプロジェクトが成功しない原因

課題とは「問題を解決するための方法」です。

課題管理がうまくいかないのは、管理していることが解決方法になっていないからです。

課題管理がうまく機能していない原因

原因はひとつだけ。
「問題を課題化していないから」です。

課題と問題は違います。問題はどんなに鈍感でも意外と見つけられるものです。そして「問題だ!」と明確にしたり、周りに周知したりすることも少しの勇気があれば容易いです。

ただ、これが仕事だと勘違いしてはなりません。これが仕事だと思ってしまうと、問題を発見できる人、それを声に出せる人、声の大きい人が正解のような環境になりがちです。

最も重要なのは「その問題をどうやったら解決できるか」です。

そして、その答えを管理してこそ「課題管理」なのです。「問題を管理」しても、何も解決できません。

問題を課題化する方法

それには、解決させるための決め事がいくつかあります。問題に対してしっかり決めることを決めて行動に移していきましょう。

・解決方法を決める
・解決させる体制を決める
・解決の期間を決める

上記3つの事を決めます。

解決方法を決める

ここが1番難しい。ですが何か決めないと行動の方向性も見えませんので、解決方法を決めます。なんとなく考えても行き詰まりますので、考え方のテンプレートがあります。

①問題の要点を確認
②なぜ解決すべきか
③どのような状態になれば解決になるか

の答えを見出します。つまりは、問題の要点を端的に言えた上で、目的と目標を明確にすること。

何事にも目的があるし目標があります。これは仕事ではなくともです。始めはいちいち考えるなんて面倒に感じると思いますが、これができないなら課題解決は難しい。自然にできるように癖にまですることが重要です。

それには、普段の生活の中で、力をいれて取り組むことにおいて、行動の目的や目標を見ようとする癖、意味をつける癖を念頭に置く事で、すんなり前進させることができるでしょう。

解決させる体制を決める

問題解決のための方針が見えたなら、それを進めるための体制を明確にします。できる人や気づいた人がやる組織体制もありですが、それが通じるのは少数精鋭の組織や、スタートアップなどある程度できる人が揃っている場合です。

多様なメンバーが集まる中規模以上の企業においては、プロジェクトも様々生まれている状況ですので、誰がどんな役割なのかをハッキリさせないと物事が進みません。

特にプロジェクトリーダーは重要です。

解決の期間を決める

目的と目標を決めて方針が定まり、体制も決まり、後は期間を定めるだけ。ここまで決められるのならばあなたがリーダーにふさわしいかも。この課題が解決する期間を見積もってメンバーと共有しましょう。

課題解決をスタートさせる必要がある

期間が定まったらプロジェクトスタート。なぜスタートにこだわるかといえば、リーダーもメンバーも一つのチームであるという認識を持たせなければならないから。

いつの間にか始まる仕事はスタートダッシュできません。セレモニーとまでは必要ありませんが、節目にこだわるリーダーシップは重要です。こうやって気持ちを重ねる場があれば、目に見えないモチベーションも上がりやすく、結果として前倒しで進めることができるでしょう。

課題解決をチェックする必要がある

プロジェクトがスタートしたら、だれがどこまで進んでいるか等、進捗状況をチェックする必要があるでしょう。

これもメンバー次第でしょうが、がちがちに管理すれば進む場合もあれば、ある程度任せることで進む場合もある。リーダーの采配次第です。

その前段として、課題が解決するまでのチェック項目を予め洗い出すことも重要です。todoリストにしても良いので、リーダーはやるべきことの大枠は見えていないと露頭に迷ってしまいますよね。

このような感じで問題を課題化することで、成功へ導くことができます。

2 課題管理の方法〜オリジナルチェックシートの活用

課題管理の方法〜オリジナルチェックシートの活用

前項までのポイントを盛り込んだ、オリジナルシートをご紹介します。

以下よりダウンロードして書き込むことで、課題管理をしやすくするものです。活用いただけましたら嬉しいです。

グラスのメモ(イシュー版)|無料ダウンロード(PDF)

※ダウンロード後A4用紙に印刷し、4等分してご利用ください。

内容は以下の通り。

・タイトル
・課題解決の目的
・課題解決の目標
・体制/リーダー/人数
・開始日
・todo/マイルストーン
・完了日

項目のまんまです。問題を課題化する上でこのメモに向き合い準備した上で、行動に移しましょう。すると不思議とリーダーっぽく振る舞えるし、周りの人の目線も変わってくるかもしれませんよ。

グラスの手帳と連動させて使おう

グラスの手帳は、全てのプロシェクトを監理する母艦のようなものです。手帳に記すtodoの一つが「グラスのメモ(課題管理版)」という位置づけで使用します。

基本は手帳でも管理できますが、重たいプロジェクトはこのメモに書き出して別管理がおすすめ。

まとめ:課題管理を成功させるためには課題化すること

課題管理を成功させるためには課題化すること

もう一度おさらいですが、課題管理で失敗するのは、課題になっていないから。問題のままたくさん抱えるとそれだけで滅入ってしまいます。

もちろん、課題もたくさん抱えて良いはずはありませんが、その問題がなぜ起こっているのか、どうなると良いのか、解決に進んでいるのか、いつまでに解決するのか・・・というように見えていることで気持ちも楽になります。

そのような状況を自分でつくり、問題に対して風上に立って優位に物事を進めていきましょう。

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