タスク管理・todoで失敗しないためにスケジュールを無視する理由

タスク管理・todoで失敗しないためにスケジュールを無視する理由

タカハシサトシです!

地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

タスク管理がイマイチうまくいきません。
スケジュールの立て方が悪い気がするのですが・・・

という声にお答えします。

タイトルがスケジュールを無視するとありますが、ちょっと乱暴ですね。良い方を変えれば、タスク管理やスケジューリングにこだわりすぎない、時間をかけないという意味で用いました。

今回の記事では、そんなタスク管理やtodoで失敗しないためのやり方と念頭に置くべき考え方をお伝えすることで、こういった悩みを解決する内容となればいいな・・・と思っています。

本記事の内容

1 タスク管理・todoで失敗しないためにスケジュールを無視する理由
2 タスク管理・todoの無駄をなくすスケジューリングの方法

では、みていきましょう!

1 タスク管理・todoで失敗しないためにスケジュールを無視する理由

タスク管理・todoで失敗しないためにスケジュールを無視する理由

基本的な考え方として

・タスク管理やtodoやスケジュールを忘れている時に物事が進む
・管理している時間に物事は進まない

です。

これはタスク管理やスケジューリングが意味がないというわけでもなく、無駄と言いたいわけでもありません。

理想は一瞬でやることが見えて、それに取り組む時間が多くある。そしてこれだけを繰り返すことができたならば、効率も生産性もかなり高い状態であるはずです。

ですので、なるべく管理に時間をかけない事です。管理をしている時は仕事をした気になりがちですが、何も進んでいないことを理解しましょう。

特に「管理者」ほどそのような傾向がありますが、部下と同じ作業をしても仕方ありませんよね。では管理者がやるべき仕事とは何でしょうか。以下の記事が参考になりますので、もしよろしければ!

管理時間を極力なくし、1つの事だけやる

これがシンプルに答えです。

①管理時間を極力なくす

管理時間を無くしていくには要点だけを把握すればよく

・終わりの日時が把握できれば良い
・今何をやればよいかがわかれば良い

だけで良いのです。これ以外の情報は蛇足です。

②自分が今できることは1つだけ

これは人間はマルチタスクにできていないということです。シングルタスクが最も生産性が上がりますので、常にやることは1つにします。同時に複数の仕事をやろうとしない事です。

自分自身への暗示も必要

どういうことかと言うと、ここまでストイックに効率的に仕事を行うには自分自身を騙す必要もあるということです。

僕はすぐ寄り道したくなります。近くにスマホがあれば見てしまうし、簡単にYouTubeが開いてしまう状況です。シングルタスクに集中し、こういった事を払拭するためには、良い意味で自分で自分を騙すくらいの思い込みや暗示も時には必要でしょう。

2 タスク管理・todoの無駄をなくすスケジューリングの方法

タスク管理・todoの無駄をなくすスケジューリングの方法

前項でお伝えした通り、シングルタスクで仕事をする方法として、グラスのメモ(タスク管理・todo版)を活用します。

活用方法は以下の通り。

①TodoとTaskのメモを使う。
②Todoメモにやることを書き出す。期日は必ず書く。
③今やることを1つ選びTaskメモに書く。
④選んだやることを集中して終わらせる。
⑤15分ずつ時間を測って集中し、間に5分休憩をいれる。
⑥完了後また1つTodoメモから選びTaskメモに書く。
⑦ ③〜⑥の繰り返し。

ルールは3つ。

①1日に取り組む事は5つまでにする。
②作業中にメモは見ない。
③新たにやることが発生したらTodoメモに追記する。

以上になります。

今、やることを書き出し、終わったらチェックする。あれもこれも見ると迷うし何も進まない時間が増えるだけ。

これを肝に銘じて生産性を高めていきましょう。

空いた時間は思い切り寄り道しよう

やることをやりきったら、自由な時間が増えるはず。そこにはさらに仕事を詰め込まず、思いっきり寄り道をしましょう。そこに仕事につながる新しい気付きやアイデアがたくさん隠されています。

こうやってメリハリを自分でコントロールできるようになれば、タルク管理やスケジューリングで悩む必要はないかもしれませんよ。

まとめ:自分で自分を波に乗せられる方法をみつけよう

自分で自分を波に乗せられる方法をみつけよう

タスク管理・スケジューリングがうまい人=仕事ができる人は自分の型を持っています。

仕事ができるかどうかは別として、僕の型は「こうすれば良いというやり方」ではなく「精神的なゆとりによる冷静さ」です。これは、ブラックであろうと何であろうと修行のつもりで自分を厳しい環境に置いた事によって無理やり鍛え出来上がった型です。

要は自分自身で厳しくできないので、環境の力を借り、結果その経験以上に辛いことも厳しいこともないという精神的なゆとりが、仕事に追われず、冷静に判断できる理由です。

しかし、焦らなくても大丈夫、自分に合った方法は必ず見つかります。諦めずに日々タスク管理とスケジューリングとにらめっこする中に答えは見つかっていくでしょう。

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