タスク管理とカレンダーを連動させると能率が下がる理由

タスク管理とカレンダーを連動させると能率が下がる理由

タカハシサトシです!

地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

タスク管理でカレンダーをどう使えばよいでしょう
情報がうまく整理できなくて困っています

という声にお答えします。

・・・よくわかります。

タスク管理もカレンダーも仕事をうまく進めるための管理手法でありツールでもあるので、うまく連動して一元管理で整理し、把握されたいその気持ち。

しかし,タスク管理とカレンダーは、その性質も存在理由も異なりますので、違うもの同士を無理に結びつける意味があるのかどうか・・・といった内容の記事になります。

本記事の内容

1 タスク管理とカレンダーを連動させると能率が下がる理由
2 タスク管理におすすめカレンダーとtodoリスト3選

では、早速!

1 タスク管理とカレンダーを連動させると能率が下がる理由

タスク管理とカレンダーを連動させると能率が下がる理由

タスク管理は「今日必ずやること」です。
カレンダーは「先の予定を見える化するもの」です。

なので・・・

タスク管理において、いつに何のタスクをやるかを決める必要はないのです。あくまで今、何をやるべきかという視点ですので。

そして、今後のタスクをあれでもないこれでもないと悩む時間があるならば、そのタスクを「今やるべき」です。そしてタスクを片付けてすっきりさせた方がよっぽど整理されています。

タスクとカレンダーを連動させよう、一元管理させようと思うのは、管理を複雑にしたくないから、シンプルにしたいからです。しかし落とし穴があって、仕組みはシンプルになりますが、頭の中は複雑になるのです。

世の中のシンプルなものを見渡してみる

例えばスマホ。

電話であり、ゲーム機であり、メモであり、スケジューラーであり、時計であり、メーラーであり、ブラウザであり・・・膨大な数の目的に応えられるツールであると同時に、とてつもなくシンプルなユーザーインターフェイスでありコンパクトなデザイン。

しかしその裏側には、想像もつかない高度な処理が行われており、常にネットにつながっている事がそれを可能にしています。

タスク管理とカレンダーも一緒です。この2つの異なるものを一つで管理しようとすると、それを処理する人間の頭の中が複雑になるのです。

タスク管理とカレンダー管理は分けて取り組む事

それでも良い!自信しかない!という方はぜひ取り組んでみて下さい。僕は連動させることはあまりおすすめできませんが、この2つを分けて使いこなす事は大切だと思っています。

連動せずに使いこなすには、タスク管理モードとカレンダーモードを意識的に切り替える必要があります。コツさえ掴めば、この方がよっぽど簡単です。

タスク管理で「今やるべきことをやりきる」
カレンダーで「期日を決めて確認する」

このように、切り替えることが重要です。

もしタスク管理に合わせてカレンダーを使う場合の決まり事

タスク管理でもカレンダーを使う場合は、今日の場所に今日必ずやることだけを書くのが基本です。そして、あれもこれも書かずに、今これからやることだけを書きます。

そして、そのタスクが終わったら完了チェックを入れ、次やるタスクを書きます。書いては消し、書いては消しの繰り返し。ただし、次の日に持ち越さないように終わる事だけ書くようにしましょう。

↓詳しくはこちらの記事もご参考ください。

これは、カレンダーでなくとも良い方法ですが、カレンダーに書くメリットとしては、予定や期日を確認しながらタスクをこなせるという事です。この予定や期日を自然に見ながらできるようになれたら良いですよね。

カレンダーに書くタスクは今やることだけですので、他のやるべきこと=todoリストは別に管理が必要です。

↓todoリストの作り方は以下の記事を参考ください。

2 タスク管理におすすめのカレンダーとtodoリスト3選

タスク管理におすすめのカレンダーとtodoリスト3選

タスク管理をするにあたり

・紙で管理したい人
・アプリで管理したい人
・チームで管理したい人

の3つの方向性があるかと思います。

それぞれ

・紙で管理したい人
⇒グラスのメモ

・アプリで管理したい人
⇒Googleカレンダーとtodo

・チームで管理したい人
⇒ホワイトボードと付箋

がおすすめです。

グラスのメモ

これは・・・宣伝です(汗)
オリジナルのメモを活用してタスク管理を紙で行う場合に最適です。紙に書くことで忘れにくく、この方がしっくりくるという方におすすめ。

これは、前項までお伝えした内容にそって開発したメモなので、タスク管理にカレンダーを合わせて利用する場合に良いです。

使用するメモは

・グラスのメモ(タスク管理・todo版)
・グラスのメモ(カレンダー版)

です。

利用方法について

①まずは無料ダウンロード

※A4用紙に印刷し、四等分して使用します

②todoを書きだす

グラスのメモ(タスク管理・todo版)内の「Todoシート」を使用します。

③カレンダーに予定や期日を書く

グラスのメモ(カレンダー版)に書きます。マスは35あるので、左上を1日、その右隣を2日という様に日付を書いていきます。タイトルを付けて、プロジェクト毎に利用するのもありです。

その後、完了日、提案日など節目の日を○で囲みましょう。

④タスクを書く

今日のはじまりに、カレンダーの空いているスペースに「今からやること」を書きます。

⑤タスクをこなす

完了したら二重線で消し、別な今からやるタスクを書き、これを繰り返します。書く場所は小さいので、1日1タスクだけ書いて必ずやる習慣をつけるために使用しても良いです。

Googleカレンダーとtodo

アプリで管理する場合も同様です。紙と異なるのは有限ではないところです。書くスペースを気にする必要もないし、自由に移動や編集もできます。紙のようにかさばる事もありません。デバイスも選ばないので、後は好みやしっくりくるかどうかの問題でしょう。

↓Googleカレンダーとtodoについての記事です

ホワイトボードと付箋

タスク管理の悩みがチームワークの場合もあります。その場合は先程までのやり方をホワイトボードと付箋に置き換えるだけ。

予定表形式のホワイトボードを活用します

①チームのtodoを付箋に書き出す。
②そのtodoからチームメンバーがそれぞれ担当する付箋を選ぶ。
③自分の名前を書いてホワイトボードの今日の箇所に貼る。
④完了したらチェックをいれて次のtodoをタスク化する
⑤リーダーは定期的にミーティングを仕切る

↓ホワイトボードと付箋をつかったタスク管理についての記事もご参考ください。

まとめ:タスク管理にカレンダーを併用して逆算の感覚を養おう

タスク管理にカレンダーを併用して逆算の感覚を養おう

タスク管理で、今日必ずやることをやりきる力をつけつつ、カレンダーでさらに日時にシビアになる。

スピードや集中力、瞬発力と、組み立てや逆算、期日へのこだわりを同時に養うという意味では、タスク管理にカレンダーを用いるべきかもしれません。

いずれ継続しないとそれも実感できないですので、最低3ヶ月は武者修行の気持ちで挑んでみましょう。

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