タスク管理で使うガントチャートではチームワークが向上しない理由

タスク管理で使うガントチャートではチームワークが向上しない理由

タカハシサトシです!

地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

タスク管理にガントチャートを活用したいです
どのツールを使ったら良いでしょう?

という声にお答えします。

タスク管理にガントチャートを活用したいということは、チームワークに活かしたいということでしょう。

この記事は、チームワークを良くしたい初心者リーダーに向けた記事ですが、タスク管理においてガントチャートと一生懸命向き合うだけではチームワークは向上しない、というお話です。

ですが、ガントチャートがないと、もっと大変な事になるでしょう・・・。

本記事の内容

1 タスク管理で使うガントチャートではチームワークが向上しない理由
2 チームのタスク管理で、どうやってモチベーションを上げるか

では、みていきましょう!

1 タスク管理で使うガントチャートではチームワークが向上しない理由

タスク管理で使うガントチャートではチームワークが向上しない理由

ガントチャートは「工程表」の事です。

例えば住宅であれば、家が完成するまでの流れを工程ごとに表現したもので、どんな工程が誰によって進められているか、どれくらいの進捗度か、どのくらいの期間で行うべきかを明確にするためのものです。

これは特にリーダーのためのツールです。
そしてリーダーがメンバーに対して、プロジェクトを完了させるための指標として、明確に共有するために重要なものでもあります。

先の導入文でもお伝えしたとおり、ガントチャート(工程表)を素晴らしいものに仕上げたからといって、そのプロシェクトが成功するかはわかりません。なぜなら、人が関わっているからです。

自分自身さえも計画通りに物事を進めるのが難しいのに、他人を思ったとおりに動かし進めるのはもっと難しいと思いませんか。

とはいえ、まずはガントチャートをしっかり作れることが前提です。どんなガントチャートが良いかで時間をロスするのは勿体ない。僕は簡単に作れて共有もできる「Googleスプレッドシートのテンプレ」をおすすめします。

ガントチャート(工程表)の作り方

Googleスプレッドシートのガントチャートテンプレ

ざっくりと説明致します。

①工程表なので、工程を決める
②勝手に工程を決めた上で、それぞれの工程の担当者と打ち合わせして詰める
③チーム全体、クライアントとスケジュールを共有する
④進捗を管理する
⑤達成状況に問題がある場合は、工程を見直し報連相する

大まかな流れになります。
詳しくは、以下の記事でも説明していますので、ご参考ください。

ガントチャートを作った上で重要なチームワークを向上させるコツ

チームにはいろんな人がいます。

中には仕事ができる人だけではなく、できない人もいるでしょう。今いるメンバーでプロジェクトを成功させる事が重要です。嘆いても仕方ない。

単純なタスクをこなすスピードであれば、リーダー自身が実行するのが最も早いでしょう。作業スピードというよりは、プロジェクトを進める方法も筋道もわかりきっており、決断もすぐできるからです、

しかり、チームワークで行うとすると、様々な事に同時に取りかかれますが、一つ一つのスピードは遅くなる可能性があります。メンバーそれぞれが主体的に考え決断までできるチームは、スピードも生産性も高いでしょうが簡単にはできないでしょう。

ということで、ガントチャートの大切ですが、はじめにリーダーが取り組むことは、結局はモチベーションをどう上げるか保たせるかということにつきます。

2 チームのタスク管理で、どうやってモチベーションを上げるか

チームのタスク管理で、どうやってモチベーションを上げるか

モチベーションは「動機」です。
なぜそのタスクをやるのか、なぜこのプロジェクトに取り組むのか。

みなそれぞれがリーダーシップを発揮できれば苦労はありませんが、その状態を目指すにしても、はじめはリーダーが導く必要がありますよね。

小手先ではなく、仕組みを作れるかどうかにかかっています。その役目は一従業員にはかなり重たい話です。経営者であればすんなり実施できるんでしょうけど・・・。

チーム全体の士気を上げられるようなカリスマを持ち合わせているなら別ですが、そうでないのならば、環境を整えることが大切です。

整えるべき環境3つのポイント

それには

①発散すること
②チャンスやチャレンジは痛快だということ
③見返りもあるということ

をおすすめします。軽く説明しますね。

①発散すること

これはチームのメンバーが発散、つまりそれぞれが考えたり思っていること、またはもともと持ち合わせている能力など、その人のポテンシャルをありのまま出せる環境ということ。

本当に実力のある人は出し惜しみをする可能性もあります。なぜなら、実力をだしても評価が変わらないから。そしてそれを発揮させてくれる仕事に出会えてないから。

ということで、何か新しい事を付加する必要はなく、今いるメンバーが本当に実力を出し切っているのかどうか、しっかり見ていきましょう。

前提として、評価の仕組みと、否定しない企業文化は必須です。

②チャンスやチャレンジは痛快だということ

プロジェクトを進めるにあたり、メンバーにはチャンスが用意されている事、そしてそれに積極的にチャレンジする人を称賛する事。

チャレンジということは、成功もあれば失敗もあるということ。しかし失敗のリスクなければチャレンジにはなりえません。そして仮に失敗したとしても、そのメンバーだけではなく、チームや企業に経験やノウハウとして蓄積され、人も育っていくわけです。

失敗も含めてチャレンジを応援していきましょう。

③見返りもあるということ

これは評価の意味です。

もっている実力をだす事も、チャレンジする事も、評価の仕組みが整っている事が前提にあることで始めて機能します。

創業時は気持ちで仕事のできる人の割合が多いでしょうが、成長期にはいろんな人が関わってきます。ほとんどの人がいくら興味がないからと言っても給料を稼ぎたいから働くはずです。それにはある程度の評価の仕組みははずせません。

まとめ:チームタスク管理で成果をだすためにガントチャートと環境を整えよう

チームタスク管理で成果をだすためにガントチャートと環境を整えよう

ガントチャートも仕組み、モチベーションアップの環境を整えることも仕組みです。

ガントチャート=マネジメント
モチベーションアップ=リーダーシップ

この2つの事をバランス良く進める、どんなプロジェクトも本質はこれで成り立っていまる。監理する仕組みと、やる気の出る仕組みを使って、プロジェクトを成功させましょう!

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