仕事でタスク管理が苦手な原因5つと解決法5つ

仕事でタスク管理が苦手な原因5つと解決法5つ

タカハシサトシです!

地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

仕事でタスク管理や優先順位を付けるのが苦手な人やできない人って何か原因あるのでしょうか。

という声にお答えします。

仕事でタスク管理や優先順位をつける事が苦手な原因は、実は2つ。
1つはやり方がわからない、もう1つはやる気がないかのいずれかです。

その人自身の能力や性格もあるでしょうし、職場や育った環境もあります。僕が41年生きてきて思うのは、能力や性格はそれほど関係なくて、環境による影響が大きいと感じています。

僕自身、振り返れば、恵まれた環境で育ったことが仕事の管理や判断力に影響が出ています。しかし、置かれた環境によって人間変わることもありますし、もともとの性格を活かす道もあるでしょう。

人生の早い段階で、ありのままの自分自身と向き合う事ができる機会があると良い方向に進む可能性が高い、そんな記事です。

本記事の内容

1 仕事でタスク管理が苦手な原因5つ
2 仕事でタスク管理が苦手な人の解決法5つ

では、みていきましょう!

1 仕事でタスク管理が苦手な原因5つ

仕事でタスク管理が苦手な原因5つ

5つ挙げてみました。

・自分で決められない
・誰かが何とかしてくれると思っている
・仕事の読みが甘い
・管理に時間をかけている
・想像力が足りない

つきつめると、結局は自分自身のあり方の問題です。
説明しますね。

自分で決められない

タスク管理にせよ優先順位にせよ、これと決めないと先に進みません。決めるまでに時間がかかってしまうことが原因の場合。

なぜなら自信がないから、そして失敗を恐れているから。

自信のつけ方は事項の解決法でお伝えしますが、その前に考え方を変えていけたらいいですよね。

まず前提として「正解はない」と理解できているかどうかです。ですので、どのように決めようが何ら問題ありません。そして、何かを行う上で失敗する確率が0という事もありません。

逆に決めるまでに時間をかけすぎて、時間がなくなる方がリスクです。また、誰かに決めてもらう事もやめましょう。仮にそれで失敗した場合、その人のせいにしてしまう事ができます。ですが、周りからみれば、あなたが失敗したように見えます。

誰かに決められて失敗して自分のせいになるのなら、はじめから自分で決めたほうがよっぽど健全だと思いませんか。

誰かが何とかしてくれると思っている

もちろんチームの場合は補い合うのが普通ですが、もしタスクが期日まで完了出来ない場合、助けが来ると思っている場合。

これは助けが来ると思うのが悪いということではなく、仕事が厳しい時に自ら助けを呼ばないという事です。こんな忙しい自分に気づいて声をかけてもらえる等、受け身で被害者意識が強いとタスクどころではなくなります。

本当に仕事を終らせる気があるならば、無駄に仕事を抱えて忙しさを演出せず、誰かに素直にお願いしましょう。

仕事の読みが甘い

その仕事がどのくらいで終わるのか見積もれない場合。そのほとんどが大雑把にしか物事を把握していないために起こります。

または、自身を過大評価している、良い格好を見せたい、遅いと思われたくない、責められたくない、という心理の中で必要以上に実際にかかる時間より短い時間を示してしまう事でも起こります。

これは、そもそもの人間関係が希薄だったり萎縮してしまっている等で、ざっくばらんに話し合うことができない環境も原因です。

管理に時間をかけている

タスク管理や優先順位を整理してすっきりすると気持ちが良いです。ここに力をいれてしまい、仕事をした気になっている場合。

物事が整理されると、これから何をやるべきかも明確になります。明確になると未来が開けたような感覚になりますが、余計に物事が進まなく感じるようになります。それにイライラすることも。

このカラクリを理解した上で重要なことは、ほどほどにすること、ですね。それは、その明確にした道筋だけが正解でもないからです。目的地に辿り着く選択肢は複数あった方が良い。それをこれしかないと決めつけてしまう事は、壁に当たった時の対応に時間がかかり、結果期限に間に合わないかもしれません。

想像力が足りない

今までのことをひっくるめて言えることですが、想像力、つまりは考えることをしない場合です。

いや、考えている!といっても、考えるポイントがずれていたり、そもそも考えるべき事もわかっていない場合もあります。

最も多いのは終わりが見えない場合。終わりを想像できないと、やることが中途半端になります。ここまでやった、言われたとこまでやったなど、勝手に線を引くこともあります。

その仕事で重要なのは、どうしたらその仕事が終わりかです。わからなければ確認しましょう。そして率先して完了させようとすることが重要です。

↓タスク管理の始め方、まとめ記事も合わせてご覧ください

2 仕事でタスク管理が苦手な人の解決法5つ

仕事でタスク管理が苦手な人の解決法5つ

前項でも触れた解決法を掘り下げます。

・自信をつける
・だれかにお願いする
・細分化する
・手足を動かす
・どうすれば完了するのか考える

です。

自信をつける

自信をつける方法は、言ったことをやりきることにつきます。

そもそも、タスク=今日必ずやらなければならない事です。

そして、自分で決めたやることを今日やれたら自信になる、そのまんまです。1つは自分で決めるということが重要で、できれば決めたことを誰かに宣言することです。

何も難しいことをやらなくても良いです。少し頑張らないとできない事がベターです。毎日近所を1km歩くでも良いです。そしてそれを積み重ねることです。

自分が良いと思って決めた事をやり続けている自分を想像してみてください。絶対自信につながっているはずです。

だれかにお願いする

タスクが終わらないのは、タスクを抱えすぎているからかもしれません。タスク管理で重要な事は、いつまでに何を完了するかです。完了することが目的であり、タスクを抱えているプロセスは重要ではありません。

もし誰か手の空いている人がいたらお願いして、かわりにランチを御馳走する!くらいの心のゆとりを持てるよう、仕事を抱える前に本当にその仕事を抱えられるのか考えましょう。

細分化する

仕事の読みが甘い場合は、面倒ですがその仕事を一度細かくしてみましょう。そうやって見ていく中で、実際どのくらい時間が必要なのか見えてくるかもしれませんし、自分でやるべき所、依頼する所など、リアリティのある仕事内容を想定できるようになります。

慣れれば感覚でできるかと思いますが、面倒でもはじめにやってみることです。

手足を動かす

管理にかける時間をほどほどに、手足を動かす事が重要です。

管理している時間は何も進んでいない時間です。あれこれ整理する前に、1つ思いついたなら、それに取り掛かって、まずはそれを完了させる。そこで次何をやろうか考えた時に全体を見る、くらいで問題ありません。

何より、結果として1つ完了し、物事が進んでいる事が重要です。

どうすれば完了するのか考える

常に終わりを意識しましょう。終わりを見ていないと中途半端になります。そして終わらせることができるのに、そこまで突っ込んで仕事をしないようになります。

例えば、荷物をとあるところへ届ける事がタスクの完了とします。そのため荷物を注文するのですが、荷物が届いても仕事が終わった気でいる場合などです。依頼されて発注することが仕事ではなく、その荷物はなぜ注文するのか、届いたらどうしたら良いのか、まずはわかろうとすることです。

実際、注文する時点で、何の荷物かわかっているはずです。にも関わらず中途半端になるのは気が回らないからです。そして先も読まないし、終わりを想像しようとしないからです。

その背景には、常に自分の事しか考えられない、自分がどう思われているか等、視野が周りに開けることはなく、自分のことでいっぱいいっぱいなのです。

一度深呼吸して、周りをしっかりと見るべきです。

↓以下の記事も参考になりますのでぜひ。

まとめ:タスク管理が苦手な原因は2つ

タスク管理が苦手な原因は2つ

いかがでしょうか。
おさらいですが、苦手な原因は

・やり方がわからない
・やる気がない

です。

これを質問すると、ほとんどの人が「やり方がわからないからできない」と言うはずです。やる気がないとは言いづらいですよね。

確かにやる気がなくなる環境もあるので、全て自らのせいではありません。ですが、自らコントロールできるのは、自分自身だけ。

自分を見つめて、自分自身を良い方向へ導こうと、自分で方向を決めて、自分の足で歩み始めることができれば、少しずつ自信もつき、やる気で悩むことも少なくなるはずです。

有言実行、これが解決策です。

↓有言実行にぴったりのオリジナル手帳あります。

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