【5年以上使用】個人のタスク管理におすすめツール3選

【5年以上使用】個人のタスク管理におすすめツール3選

タカハシサトシです!

地方で10年、企画の仕事をしています。

今回は、

個人のタスク管理におすすめのツールありますか?

という声にお答えします。

個人のタスク管理の悩みはつきませんね。
ちょっとググっただけでも、理想の管理ツールやアプリ、手法を探している声が沢山あることからも想像できます。

なぜツールを探すかと言うと、タスク管理手法に問題があるからです。しかしツールによって解決するのであれば、こんな昔から続く問題は、もうなくなっているはずですよね。

ツールにも問題があるかもしれませんが、管理しているのは人間ですので、自分自身のあり方にも問題がある、そんな内容の記事になります。

本記事の内容

1 【5年以上使用】個人のタスク管理におすすめツール3選
2 タスク管理の考え方と継続することによる効果

では、みていきましょう!

1 【5年以上使用】個人のタスク管理におすすめツール3選

【5年以上使用】個人のタスク管理におすすめツール3選

取り急ぎ、僕のおすすめツール3つをご紹介します。

・手帳タイプのノート【2009年〜使用】
・メモアプリ【2015年〜使用】
・メールの下書き【2011〜2015年使用】

です。これを見て分かる通り、僕は若い頃はタスク管理が全くできておらず、興味もない感じがしますね・・・。なので、20代は仕事ができない人間でした。

手帳タイプのノート【2009年〜使用】

これが方法としては一番長続きしてますので、おすすめ。長続きするということは難しくなくシンプルだと言うことですし、ブームに終わること無く、本当の目的を達成できていると言えます。

タスクは「今日必ずやること」で、それを管理することですので、その目的がクリアされるのであれば、何でも良いはずです。後は、監理する人の問題。

いきなりうまく管理することは難しいので、やっぱり諦めずに自分にしっくりくるまでやることにつきます。そういう意味では、やり続けても飽きない、シンプルな方法がベストではないかな、、、と感じています。

↓詳しくは以下の記事でご紹介していますのでご覧ください。

メモアプリ【2015年〜使用】

こちらはここ6年くらい行っている方法です。

書いて消す手帳・ノートの方が、タスクをこなすことに長けていますが、管理となるとちょっと苦手になります。それは、僕のノートの使い方が今を管理するやり方になっており、これからを監理するやり方ではないからです。

ですので、主にこれからやるべきことを管理する方法としては、このメモアプリを使用することにしています。タスク管理の延長線上にありますが、どちらかというとtodo管理に近いですね。

メモアプリはMacのプリインストールアプリで、僕はPCで利用することがほとんどです。それをiPhoneと同期してスマホアプリでも確認できるようにしている、といった状態です。

アプリの使い方は単純なので、問題は監理する内容をどう書くか。以下の記事もご参考ください。

メールの下書き【2011〜2015年使用】

これは過去にやっていた方法です。

情報共有の手段がメーリングリストだったので、その下書きが自ずとtodoを管理するツールとなっていました。

そういう意味では、その職場、そのチーム、その環境において使用しているツールがあるとすれば、それに合わせるのも重要です。僕の場合はメーラーでしたが、Slackやチャットワーク、何らかのグループウェア等、それぞれの下書きやメモツールを利用されるのが良いでしょう。

こちらも個人の管理ではありますが、共有を前提にしているので、今日必ずやることというよりは、今日も含め、今後にやることのリスト(todoリスト)になります。書き方については以下の記事もご参考ください。

2 タスク管理の考え方と継続することによる効果

タスク管理の考え方と継続することによる効果

タスク管理?todoリスト?
言葉がたくさん出てくるとわかりづらくなります。

一度、言葉を整理しましょう

・タスク管理=今日必ずやらなければならない事の管理
・todoリスト=やることのリスト

この2つの違いは、時間をどこで区切っているかという点と、その内容が必須であるかどうかという点です。タスク管理は、今日必ずやりきるための手法で、todoは今後やるべきことを監理するものです。やるべきことなので、やらなくてもよい場合もあるでしょう。

個人を管理する中で、作業レベルで管理するのがタスク管理、事業レベルで監理するのがtodoリストとなります。使い分けるには、使う目的が重要です。使う目的がはっきりしないのは、使う人間がハッキリとした目的をもっていないからです。

手法やツールのせいにせず、まず自分自身が、作業を管理したいのか、事業を管理したいのかを明確にすることで、管理手法も管理する内容も変わっていきます。

この2つの目的を無理に一元管理してしまいたくなるところに矛盾が生まれ、結果頭の中がごちゃごちゃしていきますのでご注意を。

↓タスク管理の全体像の記事も参考ください。

タスクを3つに分ける

作業レベルのタスク管理においては、仕事をうまく進める上で以下の3つに分けて整理します。

・すぐやるタスク
・自分がやるタスク
・自分がやらなくても良いタスク

すぐやるタスクは、すぐやれるものです。時間にして5〜10分くらいのもの。これをいちいち管理していたら日が暮れますので、監理する前に完了させてしまうのがおすすめ。

後は自分がやることはもちろんですが、自分がやらなくても良いものを判断できるかどうか。誰かに依頼するということもあるでしょうし、やる必要がない場合もある。それを判断するには、その仕事の前後関係や目的が何なのかがわからないと難しいです。

判断すべき役割の人が判断すれば問題ないのですが、そうはいかない場合もあるでしょうから、言われたことをやるだけではなく、本当に自分がやるべきことなのかという視点を持つことも重要です。

タスク管理を継続することによる効果

自信がつく、ということです。

なぜ自信がつくかというと、自分でタスクを決めるからです。自分で決めなければ意味がないのですが、今日必ずやると自分で決めたことをやりきれたら自信につながると思いませんか?

この積み重ねであり、そうやって言ったことをやることでしか、本当の意味で自信につながりません。ちょっときついかもしれませんが、しかしやり続けた人はその効果がわかります。

↓自信をつけるのにも最適な手帳、おすすめ。

まとめ:個人のタスク管理は人生まで俯瞰する 

個人のタスク管理は人生まで俯瞰する

タスク管理をなぜやるかと言えば、自分の人生を有意義にするためです。

これは決して言い過ぎではありません。自分の人生を有意義にするには、自分で決めたことを実行しないかぎり叶わないからです。

その最小単位がタスクだと僕は信じています。それを広げて俯瞰して見てみれば、人生の大きな方向性に向けた地道な一歩に見えるはずですから。

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